About Charlène
Office Manager et assistante virtuelle, j’accompagne les entrepreneurs et dirigeants de PME en leur offrant un soutien opérationnel complet pour libérer leur temps et fluidifier leur organisation.
Mes services
Gestion administrative :
- Rédaction, mise en page et suivi de courriers, e-mails et documents professionnels.
- Classement et archivage numérique.
- Suivi des échéances administratives et relances.
Gestion commerciale :
- Création et suivi de devis, factures et avoirs.
- Relances clients pour paiements en attente.
- Mise à jour et suivi du CRM (prospects, clients, pipeline).
Gestion des déplacements et événements :
- Organisation et optimisation complète de vos déplacements professionnels : transport, hébergement, planning.
- Planification et coordination logistique d’événements internes ou externes (séminaires, workshops, salons).
Gestion de projets :
- Structuration des étapes et planification.
- Suivi des tâches, coordination des acteurs, reporting régulier.
- Utilisation d’outils collaboratifs (Notion, Trello, Asana, ClickUp).
- Mise en place de process pour gagner en efficacité et réduire les imprévus.
Automatisations & No Code :
- Audit de vos process administratifs, commerciaux et opérationnels pour identifier les tâches répétitives.
- Mise en place d’automatisations avec des outils comme Zapier, Make, Airtable, Notion.
- Création de formulaires, bases de données et workflows pour centraliser l’information.
- Connexion de vos logiciels (CRM, facturation, emails, outils collaboratifs) pour réduire les saisies manuelles.
Gestion pré-comptable :
- Préparation et transmission des éléments à votre comptable.
- Mise à jour des tableaux de suivi (trésorerie, dépenses, charges).
Résultats :
- Gain de temps concret sur les tâches chronophages.
- Réactivité commerciale accrue.
- Temps, sérénité et focus retrouvé sur vos priorités.
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French
Native or bilingual
English
Conversational
Remote only
Primarily works remotely
Experience
- Charlène Assist' ProAssistante administrative virtuelle⎟Office ManagerNovember 2020 - Today (5 years and 7 months)FranceAu service des entrepreneurs passionnés et créatifs, depuis 2020.Gestion administrative, commerciale, gestion de projets, automatisations, IA et organisation des déplacements professionnels.
- Leclerc VoyagesAgent de voyagesTRAVEL AND TOURISMJuly 2016 - February 2025 (8 years and 7 months)La Rochelle, FranceGestion d'un portefeuille de sociétés pour du voyage d'affaire - Vente de voyages pour une clientèle loisirs.
- SNCFAgent commercialJune 2013 - July 2016 (3 years and 1 month)La Rochelle, FranceAgent d'accueil et de vente de produits ferroviaires et de services (hôtel, locations de voiture...) - Organisation d'incentive - Développement et promotion de la 1ère classe auprès d'une clientèle affaire.
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