Sandrine V.

Office Manager / Responsable admin / Happiness

Remote from Mériel

  • 49.0793
  • 2.20501
  • Indicative rate €444 / day
  • Experience 7+ years
Propose a project The project will only begin when you accept Sandrine's quote.

Confirmed availability

Part time, 2 days a week

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Location and geographical scope

Location
Mériel, France
Remote only
Works remotely most of the time

Preferences

Project length
  • ≤ 1 week
  • ≤ 1 month
  • Between 1-3 months
Company size
  • 2 - 10 people
  • 11 - 49 people
  • 50 - 249 people

Verifications

Influence

Languages

  • Français

    Native or bilingual

Skills (30)

Sandrine in a few words

En tant que Senior Office Manager avec plus de 20 ans d'expériences, je suis spécialisée dans l'assistance aux entreprises et aux entrepreneurs dans leurs tâches administratives, de ressources humaines, de formation, de communication interne, de gestion financière, commerciale et facilitatrice au bien-être au travail.

Compétences :
- Autonomie
- Anticipation des besoins
- Souplesse d’esprit
- Sens des priorités,
- Excellent relationnel,
- Gestion du stress
- Discrétion
- Ecoute
- Maitrise de logiciels bureautiques (Mac, Office 365, Suite Google, Slack, Trello)

Pour en savoir plus, visitez mon site pro : Sandrine-varela-lopez.com ou ma page Linkedin : sandrine-varela-lopez

Experience

KOWEE

Software Publisher

Office Manager

Levallois-Perret, France

February 2020 - Today

Gestion des clients
- Envoi des contrats
- Point finance pour la facturation
- Préparation des factures sur le logiciel comptable
- Envoi des factures et devis
- Réception des bons de commande

Gestion des fournisseurs
- Réception des devis et factures
- Paiement des factures fournisseurs
- Transmission des factures au cabinet comptable

Gestion Trésorerie
- Point régulier sur la trésorerie actuelle et prévisionnelle
- Edition des relevés CB et relevés bancaire
- Stockage des relevés CB et pointage chaque mois des relevé CB avec les pièces
- Transmission au cabinet comptable des différents relevés

Gestion des frais généraux
- Commande auprès des fournisseurs (Café, téléphone etc..)
- Optimisation des coûts

Contrôle de gestion
– suivi du P&L prévisionnel
- MAJ des données CA
- MAJ des charges
- Suivi du budget N et N+1
- MAJ de la trésorerie

Gestion des ressources humaines
- Gestion de la paie (Payfit)
- Commande tickets restaurants
- Suivi des formations
- Gestion administrative des dossiers RH (Recrutement…)
- Gestion des justificatifs (déplacements, navigo…)

Learning concept

Education & E-learning

Office manager

Paris, France

January 2020 - July 2020

FORMATION
- Gestion et reporting des évaluations
- Gestion du planning des formations
- Paiement des formateurs
- Interface avec les formateurs et les clients

OFFICE MANAGEMENT
- Gestion du bureau
- Organisation des approvisionnements (fournitures, café …)
- Accueil téléphonique et physique
- Eléments variables pour la paye en lien avec l'expert comptable
- Tickets restaurant

Marignan Conseil

Banking & Insurance

Assistante de direction

Paris, France

October 2019 - December 2019

ASSISTANTE DE DIRECTION
- Gestion de l'accueil physique et des appels téléphoniques
- Réception du courrier
- Réservation de salles de réunion, déjeuners
- Gestion administrative des contrats
- Suivi des dossiers clients (investissements en cours, livraison de titres, demande à traiter..)
- Règlement et livraison des titres financiers
- Classement

CHARGÉE DE CONFORMITÉ
- Création des dossiers clients dans le respect de la réglementation (identité, justificatif de domicile, lettre de mission, avenant RTO, rapport de mission, LCBFT..)

MFG Labs

Nanotechnology

Office Manager

Paris, France

August 2019 - September 2019

DEPLACEMENT PROFESSIONNEL
- Orchestration des déplacements et voyages professionnels des collaborateurs (process, validation, facture…).

ASSISTANAT RH
- Gestion administrative du personnel en collaboration avec le service Ressources Humaines : suivi des absences et des congés, des visites médicales, des temps de travail (timesheets).
- Suivi du collaborateur à son arrivée dans l’entreprise puis à sa sortie de l’entreprise (Ordinateur, licences, badge, accès …).
- Mise à jour du logiciel de recrutement.

VIE DE L'ENTREPRISE
- Veille à la bonne circulation de l'information à l'intérieur comme à l'extérieur de l'entreprise : gestion du courrier entrant/sortant, des communications téléphoniques, de la documentation, des fichiers clients.
- Organisation des événements internes (Afterwork, Lunch, Welcome Breakfast…).
- Gestion des prestataires externes (ménage, réparation …).
- Gestion des opérations courantes de l'entreprise
- Supervisions des stocks et des opérations d'approvisionnement, de commande et de livraison (achats bureautiques, consommables...).

Learning-Tribes

Education & E-learning

Office Manager

Paris, France

January 2018 - August 2019

OFFICE MANAGEMENT
- Gestion de l'accueil et des badges
- Réception du courrier, distribution
- Réservation de salles de réunion, déjeuners
- Gestion des services généraux
- Gestion des prestataires externes et fournisseurs
- Gestion de stocks
- Achat de consommables
- Suivi de budget
- Gestion des déplacements des collaborateurs (voyages et hôtels)
- Communication interne et bien être des collaborateurs
- Organisation d'événements internes

FACTURATION
- Gestion des factures frais généraux et CB (réception, validation, suivi)
- Transmission au service comptabilité

FORMATION
- Organisation de la logistique des sessions de formation
- Préparation et expédition des supports de formation, préparation du matériel pédagogique et salle de formation, gestion de repas, déplacement des équipes,
- Suivi administratif des sessions de formation : convocation, feuilles d’émargement,
- Suivi de la qualité des formations : feuilles d’évaluation, synthèses d’évaluation, bilan de formation
  • Déménagement
  • Happiness
  • Formation
  • Facturation
  • Office management
  • Services généraux

Sigma gestion

Banking & Insurance

Assistante MiddleOffice

Paris, France

March 2016 - December 2017

SOUSCRIPTEURS
Gestion des souscripteurs
- modification d'adresse
- archivage et classement
- export des modifications d'adresses aux banques dépositaires et
Gestion des Conseillers Gestion du Patrimoine
- mise à jour du partenariat avec les CGP
- mise à jour des fiches sur la BGC et l'intranet
- scan des documents
- création fiche CGP sur l'intranet / BGC
- Suivi des dossiers de partenariat numérique et physique
- envoi de courrier ou mail pour toute type d'information
- mise à jour et recherche d'informations sur les souscripteurs / CGP

PRELIQUIDATION
Gestion de la pré-liquidation d'un fonds
- collecte des RIB
- enregistrement des RIB sur l'intranet
- classement et archivage alphabétique des RIB
- gestion des souscripteurs non remboursés
Collecte
- contrôle des bulletins de souscription
- saisie et scan des bulletins de souscription (selon le volume)
- reporting des BS sur un fichier de suivi
- archivage des reliquats
- édition des bordereaux de remise
- export du fichier de remise envoyé au dépositaire

SUCCESSION
Rachat / mutation de parts
-Traitement de la demande (contact avec les notaires, conseillers en gestion de patrimoine, ayants-droit pour obtenir les pièces justificatives, relance, réponses aux questions clients)
- Imputation des demandes sur intranet et logiciel de facturation

Tilder

Consulting & Auditing

Assistante de direction

Paris, France

June 2014 - February 2016

- Accueil et orientation des clients
- Accueil téléphonique
- Réception plis coursiers
- Gestion taxis
- Gestion de 5 salles de réunions
- Service en salle (café, rooïbos, plateaux déjeuner)
- Affranchissement courriers
- Achat des magazines, presses
- Reliure de diaporama

Société des produits Marnier Lapostolle

Wine & spirits

Assistante de direction

Paris, France

November 1999 - March 2014

ORGANISATION D'EVENEMENTS
- contact avec les organisateurs des forums, des foires, des salons .... pour promouvoir la marque GRAND MARNIER(r) pour 30 événements
- définir avec les organisateurs les besoins logistiques
- assister les exposants pour répondre aux besoins rencontrés lors des foires, des salons...

SEMINAIRE ANNUEL
- rechercher des lieux d'hébergements, des salles, des restaurants en Province ou à Paris pour 40 personnes
- gérer un budget de 20 KE
- inviter les collaborateurs des différents services à cet événements
- élaborer le programme du séminaire sur plusieurs jours

RELATIONS PUBLIQUES
- Gestion des demandes de visite de sites pour les visiteurs français,
- Contact avec les responsables de sites,
- Suivi logistique des programmes, envoi des confirmations, suivi des factures dans le workflow

ADV
- gérer les stocks des matières premières : confitures, pâte à crêpe...
- saisir les commandes d'approvisionnement : 80 commandes/an
- facturer les ventes de liqueurs GRAND MARNIER(r) lors des événements

RESSOURCES HUMAINES
- rédiger les programmes individuels de mission des crêpiers
- réserver l'hébergement des crêpiers tout au long de l'année
- transmettre les documents techniques pour les foires
- retranscription et vérification du temps de travail du personnel crêpiers par mois et par an selon la législation (horaires de nuit...)
- vérification et transmission des notes de frais au service comptable
- planifier les visites médicales des collaborateurs lors de l'événements
- établir les demandes de contrats de travail pour les intérimaires lors des salons

Kowee Kowee - Kowee

9/10/2020

Travailler avec Sandrine est un vrai plaisir, elle est très compétente, rigoureuse, efficace, toujours de bonne humeur et propose de nouveaux process et des améliorations pertinentes régulièrement. La collaboration est très simple et très fluide et elle est appréciée de l'ensemble des collaborateurs. En conclusion, Je recommande vivement Sandrine !

Xavier Zakoian - KOWEE

9/9/2020

Je recommande vivement Sandrine qui est une Office Manager tout à fait fiable, proactive et sur laquelle une Direction Générale peut pleinement compter. Sandrine a su très rapidement prendre en main nos outils internes de suivi de trésorerie et de contrôle de gestion en général, mais aussi couvrir tous les aspects de facturation et relation fournisseurs, de paie, de réglementation (en cette période de crise Covid, c'est important), etc. En résumé : nous sommes pleinement satisfaits du travail qu'elle accomplit pour nous.

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Certifications

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