About Aurélie
Assistante de direction senior – Support opérationnel & coordination pour PME et grandes entreprises
Vous êtes dirigeant de PME ou manager en grande entreprise et vous avez besoin d’un support fiable pour fluidifier votre quotidien, sécuriser vos opérations et vous recentrer sur vos priorités.
Assistante de direction indépendante, profil senior, j’accompagne les dirigeants de PME, grandes entreprises et équipes internationales sur des missions de support opérationnel, coordination et structuration, avec une approche pragmatique, autonome et orientée résultats.
Je vous apporte un véritable point d’appui au quotidien, notamment sur :
- La gestion proactive d’agendas complexes, la priorisation des tâches et l’organisation des réunions,
- L’organisation des déplacements professionnels (France et international) et la logistique d’événements,
- La préparation de documents, présentations, comptes rendus et supports de communication,
- La coordination interservices et le suivi de dossiers transversaux, en interface avec les équipes internes et partenaires externes,
- Le soutien opérationnel sur projets, avec anticipation des besoins et appui à la prise de décision.
Ma valeur ajoutée : au-delà de l’exécution, j’anticipe, je structure et je propose des solutions concrètes pour fiabiliser l’organisation et améliorer la fluidité des échanges. J’interviens aussi bien dans des environnements très structurés que dans des organisations en transformation, avec un haut niveau de rigueur, de confidentialité et d’autonomie.
Livrables et résultats habituels :
agendas structurés, plannings, comptes rendus de réunions, supports de présentation, outils de suivi, dossiers consolidés et informations fiabilisées pour la direction.
À l’aise avec les outils numériques et collaboratifs (suite Office, plateformes de gestion), je m’intègre rapidement aux équipes et aux méthodes de travail existantes.
French
Native or bilingual
English
Fluent
Remote only
Primarily works remotely
Experience
- Detective BoxAssistante de directionENTERTAINMENT AND LEISUREMarch 2025 - Today (1 year and 3 months)Paris, FranceAccompagnement de Detective Box sur des missions de support administratif et financier, avec pour objectif de fiabiliser les opérations quotidiennes et soulager les équipes internes.Mes missions principales incluaient :
- Pré-comptabilité : collecte, contrôle et préparation des pièces comptables, suivi des flux et interface avec les outils et partenaires concernés.
- Gestion administrative globale : traitement des sujets administratifs courants, organisation et suivi des dossiers pour garantir la continuité et la fiabilité des opérations.
- Gestion de la paie via PayFit : suivi des éléments variables, contrôle des données et coordination pour assurer des processus de paie fluides et sécurisés.
- Gestion des boîtes mails : tri, priorisation et traitement des demandes entrantes afin de fluidifier la communication et améliorer la réactivité de l’entreprise.
Cette mission illustre ma capacité à assurer un support administratif et financier rigoureux, avec un fort sens de l’organisation, de la confidentialité et de l’autonomie. Mon approche vise à structurer les flux, sécuriser les processus et améliorer l’efficacité opérationnelle, au service des équipes et de la direction. - Roche Diagnostics - France (ex Roche Diabetes Care - France)
On Malt
Assistante service AchatsMEDICALApril 2024 - December 2024 (8 months)Grenoble, FranceMission réalisée dans un contexte de transformation des outils et de l’organisation (projets SMART PROCURE+ et FUSION), au sein d’un environnement corporate exigeant et structuré.Intervention en support opérationnel transverse sur le périmètre fournisseurs, incluant :- La gestion et la sécurisation des commandes fournisseurs entre SAP et l’outil SMART PROCURE (GEP),
- La création, modification et fiabilisation des comptes fournisseurs, en lien avec les équipes comptabilité fournisseurs, procurement et les demandeurs internes,
- Le suivi complet du cycle de facturation : réception, relances fournisseurs, contrôle des imputations comptables, suivi de la comptabilisation et des paiements,
- La gestion des ajustements de commandes, réceptions et suivi des bons de livraison.
En parallèle, contribution active à la fluidité opérationnelle et à la conduite du changement :- Centralisation et suivi des problématiques techniques liées au process commandes → facturation (tickets, tests, coordination),
- Participation aux réunions hebdomadaires avec la comptabilité (réunions en anglais) fournisseurs et simplification des échanges interservices,
- Transfert de connaissances dans un contexte de changements organisationnels,
- Force de proposition sur des améliorations continues des process, animation de points de travail avec les équipes concernées et validation des conclusions avec le responsable de mission Roche.
Mission nécessitant rigueur, autonomie, sens du service et capacité à coordonner plusieurs interlocuteurs, dans un environnement international à forts enjeux opérationnels. - Schneider ElectricAssistante administrativeENERGY AND UTILITIESDecember 2023 - June 2024 (6 months)Grenoble, FranceAccompagnement du responsable de la gestion des projets Europe de Schneider Electric, en tant que point d’interface entre les forces de vente et les décideurs, dans un environnement corporate international entièrement en anglais professionnel.Mes missions principales incluaient :
- Premier contact et coordination avec les équipes : réception et suivi des demandes de présentation des projets, vérification de la conformité des supports selon le format attendu, et relances pour modifications éventuelles.
- Organisation des réunions décisionnelles (S0 / S1) : définition des listes d’invités selon les pays et segments, identification des créneaux disponibles pour les decision-makers, envoi des invitations Teams et suivi des délégations.
- Participation aux réunions : prise de notes et observation pour garantir la bonne tenue des sessions de décision.
- Rédaction des comptes-rendus (draft minutes of meeting) : synthèse des décisions et points d’action, stockage des présentations et comptes-rendus dans les bases de données internes pour assurer la traçabilité et la disponibilité de l’information.
Cette mission illustre ma capacité à combiner rigueur administrative, coordination transversale et sens du détail, tout en apportant un support stratégique aux décision-makers. Mon rôle permet de fluidifier les échanges, sécuriser les process de décision et garantir la fiabilité de l’information dans un environnement international et digital.
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- BTS Assistante de directionLycée Juliette Récamier - Lyon2012
- BAC STG MarketingLycée Monge - Chambéry2010