About Zoé
Chargée de projet événementiel, j'accompagne entreprises et agences dans l'organisation de leurs événements : séminaires, conférences, soirées, productions artistiques...
C’est un poste où l’anticipation des imprévus, la réactivité et la communication sont essentielles. Être sur le terrain, penser aux moindres détails, anticiper, gérer, s’adapter, collaborer. C’est ça que j’aime faire.
Mes services :
- Coordination logistique et production
- Sourcing prestataires & repérages
- Rétroplanning, budget, gestion administrative
- Organisation de déplacements & transferts
- Présence terrain : montage, accueil, régie
- Relation clients, prestataires, visiteurs
- Bilan et analyse post-événement
Liste non exhaustives.
French
Native or bilingual
Spanish
Conversational
English
Conversational
Can work on-site
Paris (up to 50km)
Experience
- Flyin' FestivalAssistante production/régie/artistesARTS AND CRAFTSJanuary 2024 - Today (2 years and 5 months)Paris, FranceBénévole je travaille en binôme avec le directeur artistique.En lien direct avec les artistes, je coordonne la logistique et l’accueil sur tout le festival et en amont.RELATION ARTISTES & LOGISTIQUEPremier contact avec les artistes en amont et sur site.Rédaction des feuilles de route (VHR, horaires..).Suivi des demandes spécifiques (loges, repas, accès…).BACKSTAGE & ACCUEILGestion des backstages, distribution des bracelets, dotations repas et accès véhicules. Réalisation et mise en place des packs artistes (goodies, attentions en loge).Suivi des runners qui assurent les déplacements artistes pendant le festival.COORDINATION & PLANNINGSupervision des bénévoles (montage/démontage).Coordination des pôles techniques et artistiques pour le respect des plannings.Rédaction des documents nécessaires (adhésions, attestations, conventions) en lien avec les équipes internes et les artistes.Suivi des formats et délais.REACTIVITÉ & IMPRÉVUSAnticipation des aléas (retards, problèmes logistiques).Réponses rapides et efficaces pour assurer la fluidité de l’événement.
- Gironde TourismeCHARGÉE DE PROJETS ÉVÉNEMENTIELSJanuary 2023 - July 2024 (1 year and 6 months)Mettre en place l’ensemble des événements de la structure sur tous les projets où il y a besoin. Principalement les évènements avec les partenaires des filiales.CONCEPTION et COORDINATION D'EVENEMENTSOrganisation d’événements B2B, B2C et temps de networking (speed meetings, cocktails, présentations partenaires…)Élaboration de rétroplannings précis et de feuilles de route opérationnellesGestion de la logistique sur site (location, installation, signalétique, catering, coordination prestataires)COLLABORATION INTER-PÔLES et INSTITUTIONNELCoordination transversale avec les pôles internes (communication, bureau d'accueil des tournages, oenotourisme, patrimoine, tourisme solidaire…)Travail étroit avec les partenaires institutionnels (ALCA, offices de tourisme, acteurs labellisés)Compréhension des dynamiques publiques liées à une agence de développement touristique (L132-1 du Code du Tourisme)GESTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRESuivi budgétaire : préparation des bons d’opération, lien avec la direction administrativeReporting post-événement (bilans, questionnaires de satisfaction, axes d'amélioration)Élaboration de dossiers de demande de subventions ou financements liés aux actions événementiellesCOMMUNICATIONParticipation à la stratégie de communication autour des événements (avant, pendant, après)Contribution à l’événementialisation des actions de communicationCoordination avec les pôles RP, réseaux sociaux, graphisme et éditionCONNAISSANCE DU TOURISMEConnaissance fine des réseaux touristiques départementaux et intercommunauxMaîtrise des enjeux liés à l’intérêt général, à l’ancrage local et à la coopération territorialeVeille concurrentielle sur les agences départementales et les pratiques innovantes du secteur
- Le BourbonCHARGÉE COMMUNICATION & MARKETINGMarch 2022 - August 2022 (5 months)Bordeaux, FranceORGANISATION ÉVÉNEMENTIELLEParticipation à l’organisation de l’événement d’ouverture de l’établissement : coordination logistique, préparation des espaces, gestion des invités et du bon déroulement de la soirée.STRATÉGIE DE COMMUNICATIONÉlaboration et mise en œuvre de la stratégie de lancement :Conception et diffusion de supports de communication (e-mailing, affiches, cartons d’invitation)Organisation d’un shooting photo professionnel pour créer une identité visuelle forteCoordination globale du plan de communication autour de l’ouvertureCOMMUNITY MANAGEMENTCréation, animation et gestion des réseaux sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn, page Google).Production de contenus réguliers et engageants pour développer la visibilité et l’image de l’établissement.RELATIONS PRESSE & PARTENARIATS MÉDIAPrise de contact et suivi avec les médias locaux (Sud Ouest, ELLE, Bouger Bordeaux, Le Bonbon).Rédaction et diffusion du communiqué de presse.Suivi des retombées médiatiques.CRÉATION DU SITE INTERNETConception du site vitrine de l’établissement sur WordPress :Choix du templateStructuration des contenusIntégration des éléments visuels et rédactionnelsMise en ligne et suivi technique
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- Bachelor Marketing et CommunicationISEG Bordeaux2022PROGRAMME DE FORMATION • Fondamentaux du marketing, de la communication et du digital • Principes de management et économie d’entreprise • Maîtrise des outils digitaux et stratégies multicanales • Communication digitale et social media management • Analyse de données et intelligence marketing • Marketing stratégique et opérationnel • Études de marché et comportement du consommateur • Data, CRM et gestion de la relation client • Gestion de projet et stratégie digitale globale • Innovation digitale et tendances technologiques • Modules de leadership et développement personnel