About Zahra
Assistante virtuelle et coordinatrice administrative avec plus de 15 ans d’expérience en gestion administrative, financière et coordination de projets au sein d’organisations publiques et d’environnements exigeants.
Au cours de mon parcours professionnel, j’ai développé une solide expertise dans l’organisation d’activités, la gestion documentaire, le suivi administratif et financier, ainsi que la coordination entre différents interlocuteurs. J’accompagne aujourd’hui les entreprises, entrepreneurs et équipes dans l’optimisation de leur organisation et la gestion efficace de leurs tâches administratives à distance.
Rigoureuse, autonome et organisée, je m’appuie sur une forte capacité d’analyse et sur la maîtrise d’outils collaboratifs pour garantir un travail fiable, structuré et efficace.
Mes domaines d’intervention
• Gestion administrative à distance
• Organisation et coordination de réunions
• Rédaction de comptes rendus, notes et documents professionnels
• Gestion et suivi administratif et financier
• Structuration et optimisation de processus
• Coordination entre équipes et partenaires
• Support à la gestion de projet
Outils :
Office 365 • Teams • SharePoint • Trello • ERP (Qualiac / XRP Ultimate) • SAP (SIFAC) • outils collaboratifs et gestion documentaire
- Ma valeur ajoutée :
✔ 15+ ans d’expérience en environnement exigeant
✔ Excellente organisation et respect des délais
✔ Communication claire et professionnelle
✔ Capacité d’adaptation et autonomie en travail à distance
Je serais ravie d’accompagner vos projets et de vous aider à gagner du temps en prenant en charge vos tâches administratives et organisationnelles.
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Conversational
Arabic
Native or bilingual
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Primarily works remotely
Experience
- Groupe UGECAMCheffe de projet MOA SI FinancesTECHApril 2024 - December 2025 (1 year and 8 months)Paris, Francegroupe L'outil central de ce projet est Qualiac, aujourd'hui rebaptisé Mon rôle dans ce projet a été crucial lors de la transition de la version H4 vers I2, une mise à niveau majeure réalisée tous les trois ans. Cette évolution implique une gestion du changement rigoureuse et une coordination précise avec les différentes entités du groupe ainsi qu'avec l'ensemble des parties prenantes du projet.1. Recensement des utilisateurs obsolètes :• • Collaborer étroitement avec les différentes UGECAM pour recueillir les listes d'utilisateurs obsolètes.• • Procéder à l'inactivation de ces utilisateurs dans la base de données pour assurer sa mise à jour et son intégrité (gestes d'administration fonctionnelle dans l'application)• • Garantir la fiabilité et la cohérence des données migrées vers la nouvelle version de l'ERP.2. Animation d'ateliers :• • Organiser et animer une partie des ateliers informatifs avec les représentants des UGECAM pour expliquer le calendrier du projet.• • Souligner l'importance du respect des délais pour chaque phase du projet afin de garantir sa réussite, tout en prenant en compte les difficultés locales et en accompagnant au mieux les acteurs.3. Rédaction des documents fonctionnels :• • Préparer les ateliers clients en élaborant des ordres du jour précis et orientés conception.• • Formaliser le périmètre et les objectifs à travers des notes de cadrage.• • Analyser les besoins métiers et évaluer les impacts au sein des notes de cadrage.• • Transformer les exigences exprimées en spécifications fonctionnelles détaillées (SFD).
- Observatoire de ParisChargée de la gestion comptablePUBLIC SECTORSeptember 2019 - December 2022 (3 years and 3 months)Paris, France• • Visa des pièces justificatives• • Gestion des relations avec les partenaires internes et externes suite au visa• • Suivi des encaissements et des reversements• • Paiement des factures et traitement des ordres de paiement• • Suivi des contrats de recherche• • Rapprochement bancaire• • Gestion des opérations bancaires• • Gestion des régies• • Assurer la qualité comptable• • Recouvrement des créances
- Université Paris I Panthéon SorbonneCoordinatrice en gestion financière et administrativePUBLIC SECTORJanuary 2008 - January 2018 (10 years)Paris, France• • Organisation et planification des réunions ainsi que coordination des services, facilitant la communication interne et externe.• • Rédaction de notes de service, comptes rendus, et gestion des communications pour assurer une diffusion claire des informations.• • Élaboration et optimisation des procédures internes et modes opératoires, garantissant l'efficacité des processus au sein de la direction.• • Gestion budgétaire : suivi financier des activités et gestion des encaissements et dépenses, en utilisant l'outil SAP (SIFAC).• • Formation des utilisateurs à l'outil SIFAC, accompagnant les équipes dans la maîtrise des processus financiers.• • Modernisation et mise à jour régulière de l'intranet de la direction pour garantir l'accès à l'information et la conformité des données.
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