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Xenia Galia KotarowaXG

Xenia Galia Kotarowa

Cheffe de projet événementiel | Luxe, patrimoine

€650/day
Paris, FR
15+ years

Average response time: 1 hour

About Xenia Galia

Cheffe de projet événementiel premium | Luxe, patrimoine & retail image | 10+ ans d’expérience

Vous recherchez une cheffe de projet capable de piloter des événements premium avec un haut niveau d’exigence, tout en garantissant cohérence d’image, précision opérationnelle et maîtrise des enjeux logistiques ?

J’accompagne des maisons, agences et équipes communication sur des projets événementiels et culturels de bout en bout, avec plus de 10 ans d’expérience à la croisée du patrimoine, du luxe et de l’événementiel.

Mon positionnement est hybride et différenciant : une base solide en production d’expositions et gestion d’œuvres, complétée par une expérience confirmée dans le luxe, sur des projets liés à l’image, au retail et à l’expérience client.

J’interviens sur le cadrage, la structuration, le rétroplanning, les budgets, les briefs, la coordination des prestataires, le suivi multi-interlocuteurs et la gestion terrain. J’apporte aussi une attention constante à la qualité, aux standards image et à l’anticipation des risques pour garantir une exécution fluide et fiable.

J’ai travaillé côté annonceur pour des équipes Communication, Image et Héritage chez Louis Vuitton, Dior et Kering, ainsi que côté agence pour des Maisons comme Van Cleef & Arpels et Balenciaga. Cette double lecture me permet de comprendre les enjeux internes et d’assurer une exécution rigoureuse sur le terrain.

Types de projets pilotés :

ouvertures de boutiques et concept stores

pop-up stores et événements retail

cocktails, dîners et soirées institutionnelles

expositions et projets patrimoniaux

Aujourd’hui, j’apporte une combinaison rare : rigueur opérationnelle, culture de l’image, sens du détail et capacité à délivrer dans des environnements exigeants.
  • Italian

    Native or bilingual

  • English

    Fluent

  • French

    Native or bilingual

Can work on-site
Paris (up to 50km), Nice (up to 30km), Marseille (up to 30km)

Experience

  • Agence On Location – Freelance
    HOSPITALITY MANAGER VENUE WORKFORCE
    SPORTS
    February 2026 - February 2026
    Milan, Italy
    Coordination terrain des flux invités et des équipes opérationnelles
    Gestion des transferts, hospitalité et logistique événementielle
    Supervision du respect des standards d'accueil VIP
    Gestion des imprévus et fluidité des opérations le jour J
    ➢ Réalisations : Production et coordination des opérations d'hospitalité VIP lors des événements et cérémonies
    olympiques.
    Pilotage opérationnel des flux invités et des équipes Gérer et coordonner les prestataires Organisation événementielle Gestion logistique et hospitalité haut de gamme Gestion des imprévus et prise de décision rapide
  • Agence 6ème Sens – Freelance
    COORDINATRICE FASHION
    LUXURY GOODS
    October 2025 - October 2025
    Paris 06, France
    Coordination des flux invités VIP et talents internationaux
    Supervision conciergerie, transferts et planning
    Interface entre production, équipes mode et prestataires
    Gestion des opérations dans un environnement haute pression
    ➢ Réalisations : Production opérationnelle du défilé Fashion Week Paris – Collection Summer 26.
    Excellence des standards d’accueil VIP Pilotage opérationnel des flux invités et des équipes Organisation événementielle Coordination multi-interlocuteurs en environnement complexe Conception et déploiement de dispositifs d’hospitalité haut de gamme
  • Agence Lully
    PROJECT MANAGER
    LUXURY GOODS
    June 2025 - June 2025
    Paris, France
    Organisation d'événements pour Van Cleef & Arpels
    Coordination logistique & créative, suivi budgétaire, reporting direction
    Relation prestataires locaux et coordination globale
    ➢ Réalisations : Collection Preview for Van Cleef & Arpels, (Rome, Londres, Miami, Capri )
    Organisation événementielle Gérer et coordonner les prestataires Coordination transverse de parties prenantes stratégiques Conception et déploiement de dispositifs d’hospitalité haut de gamme Tour Leader

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Education

  • Master II - Gestion Projets & Communication
    Université De Versailles
    2009
    Master II
  • Master I
    Université Sorbonne
    2008
    Master I

Categories