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Virginie Paya

Assistante administrative & financière

Works remotely from Cugnaux

  • 43.5378
  • 1.3437
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Cugnaux, France
Remote only
Primarily works remotely

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Skills (48)

Virginie in a few words

Forte d’une expérience de plus de 15 ans, je souhaite mettre à profit les acquis de mon parcours professionnel. J’ai choisi d’étendre mes activités en mettant mes qualifications à disposition d’entreprises désireuses de déléguer leurs missions administratives et financières.
Au cours de ma carrière, j'ai su développer des compétences opérationnelles en termes de gestion financière, comptable et administrative :
- Contractualisation & conventionnement,
- Mise en concurrence, devis, commandes, factures, règlements, …,
- Création et actualisation de bases de données,
- Rédaction de tous types de documents (comptes-rendus, relevés de décision, dossiers, …).
Je maîtrise parfaitement les outils bureautiques me permettant de mener à bien mes activités.
Ayant une organisation de travail rigoureuse et méthodique, de la polyvalence et une grande autonomie, je serais particulièrement heureuse de mettre mes qualités au bénéfice des clients.

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Experience

Université Toulouse II - Jean Jaurès

Public sector

Gestionnaire administrative et financière

Toulouse, France

October 2011 - Today (11 years and 7 months)

En 11 années de carrière, j'ai eu la chance d'exercer mon activité dans différentes composantes. Cela m'a permis d'enrichir mes compétences et connaissances dans plusieurs domaines.

2011 - Gestionnaire administrative et financière
• Gestion administrative, financière et budgétaire.

2012 à 2019 - Gestionnaire administrative et financière et Correspondante VAE :
• Prise en charge l’ensemble des dépenses de fonctionnement et d’investissement du service,
• Accueil et lien continu avec les usagers,
• Suivi administratif et financier,
• Edition des contrats, conventions et détails de prestations,
• Relance,
• Rédaction de documents (courriers, courriels, notifications de recevabilité, …),
• Saisie des heures enseignants,
• Administratrice du logiciel de gestion pour l’ensemble du service,
• Modifications et créations des contrats, conventions et diplômes, en fonction des nouvelles règlementations,
• Participation à l’amélioration continue du service et à la mise en place d’une démarche qualité (meilleure visibilité auprès des publics et optimisation de l’organisation et des procédures).
Je menais mon travail en autonomie dans le respect de la règlementation des finances publiques.

2012 à 2019 - Secrétaire de direction :
• Gestion du courrier, des agendas et de la communication interne,
• Préparation des réunions et conseils,
• Prise de notes,
• Réalisation, diffusion et compilation des comptes rendus et relevés de décisions.
Ces missions nécessitent d’être en capacité de se concentrer pendant plusieurs heures, de savoir traiter et restituer une information avec rigueur et méthode.

2020 à 2022 - Gestionnaire administrative et financière :
• Accueil et renseignements des usagers,
• Organisation du planning,
• Edition des commandes internes via le logiciel de soumission à distance,
• Contrôle les informations nécessaires à la production et à la facturation,
• Suivi du budget,
• Edition de la facturation interne,
• Contact avec les sous-traitants d’impressions et les autres fournisseurs,
• Elaboration de tableaux budgétaires internes et externes,
• Gestion de la déclaration du dépôt légal imprimeur auprès de la Bibliothèque de Toulouse, les revues des Presses Universitaires du Midi et autres éditions.
Mes attributions étant très diversifiées avec une importante charge de travail qui demande un excellent sens de l’organisation, j’ai réorganisé mes missions et mis en place des procédures.
Gestion administrative et financière Gestion budgétaire Contractualisation Rigueur Méthode Organisation Accueil Courrier Gestion d'agendas Suivi budgétaire Suivi administratif Secret professionnel

Gendarmerie Nationale

Defense & Military

Gendarme adjoint volontaire (Assistante en Ressources Humaines)

Toulouse, France

January 2004 - October 2009 (5 years and 8 months)

Dans le cadre d'un emploi jeune, j'ai suivi une formation militaire pour ensuite exercer le poste de gendarme adjoint volontaire sur un emploi administratif dans la gendarmerie. Il m'a été confié la gestion administrative et financière de 350 réservistes, la mise en place et l'organisation de différentes missions.
Secret professionnel Polyvalence Organisation Autonomie Rigueur Gestion du personnel

Amireva

Telecommunications

Assistante de direction

Toulouse, France

September 2003 - November 2003 (2 months)

En collaboration directe avec la directrice de l’entreprise, j’avais pour mission la saisie de divers documents administratifs, la gestion des plannings, la préparation, le suivi et le classement des dossiers. Mes activités comprenaient aussi le filtrage des appels et la prise de rendez-vous des patients sur le logiciel de gestion des plannings des médecins. Une facette commerciale émergeait également de ma profession lorsque j’étais chargée de démarcher les cabinets médicaux en vue de leur proposer nos services pour prendre la responsabilité de leurs plannings de rendez-vous.
Organisation Méthode Accueil physique Accueil téléphonique Secret professionnel Saisie Suivi de dossiers Classement

Cabinet d'Avocat

Consulting & Audits

Secrétaire juridique

Le Lamentin, France

June 2003 - August 2003 (1 month)

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