Tata Traoré

Pour la partie "Secrétaire" : je fais tourner l’administratif

1. Je gère les papiers officiels

Je déclare en préfecture dès qu’il y a un changement : bureau, statuts, adresse. En 14 ans, j’ai dû le faire quelques fois.

Je tiens à jour le registre spécial de l’asso. C’est obligatoire et c’est moi qu’on vient voir s’il y a un contrôle.Je m’occupe des dossiers d’assurance, d’agrément, et je monte les demandes de subventions avec le président.

2. Je gère les réunions

J’envoie les convocations pour le bureau, le CA, l’AG. Je cale l’ordre du jour avec le président.

Pendant les réunions, je prends les notes. Ensuite je rédige les PV, je les fais signer et je les archive.Je vérifie que ce qu’on décide colle avec nos statuts. Je suis un peu le garde-fou.

3. Je fais la paperasse du quotidien

Je traite le courrier et les mails officiels de l’asso.Je tiens le fichier des adhérents à jour, je fais les cartes, les attestations.

J’archive tout. Au bout de 14 ans, j’ai des classeurs qui racontent toute l’histoire de l’asso.

Pour la partie "Trésorier" : je tiens les comptes

1.Je fais la compta au jour le jour

J’encaisse les cotisations, les dons, les subventions. Chaque entrée, je la note.

Je paie les factures et je rembourse les frais des bénévoles, toujours avec un justificatif.Je tiens mon livre de comptes : recettes, dépenses. Et je fais mon rapprochement bancaire chaque mois. S’il me manque 1€, je le cherche jusqu’à le trouver.

2.Je pilote les finances

Je prépare le budget prévisionnel avec le bureau : "on aura combien l’an prochain ? on peut se permettre quoi ?"Je surveille le budget toute l’année. Si un poste dérape, c’est moi qui tire la sonnette d’alarme.Pour l’AG, je présente le rapport financier. J’explique aux adhérents où est passé leur argent.Je gère les obligations

Je prépare les dossiers de subvention

Après 14 ans, je réalise que je fais aussi :

Je fais tampon entre le président plein d’idées et la réalité de notre compte en banque.Je rassure les bénévoles etc….

Pendant 3 ans, j’ai été chasseuse de lieux à distance pour événements privés. Mariages, anniv, baptêmes, EVJF, EVG... tout y passait.Mon job ? Je trouvais LA salle pour les gens, depuis mon ordi. Je me déplaçais pas. Zéro visite avec les clients. Tout se faisait par téléphone, mail, visio. Et ça marchait nickel.Concrètement je faisais quoi ? Les gens m’appelaient : "On fait les 40 ans de mon mec, 60 personnes, budget 2500€, on veut un lieu avec sono et où on peut finir tard".

Ou : "Mariage en septembre, 100 invités, style champêtre, traiteur libre obligé".

Ou : "EVJF pour 12 filles, on cherche un gîte avec piscine vers la Normandie".

Et moi je lançais la machine, sans bouger de mon bureau.Je passais mes journées au téléphone avec des proprios, des domaines, des salles des fêtes, des gîtes. Je fouillais mon réseau, je comparais 15 devis, je demandais photos, vidéos, plans, contrats types. Je checkais tout : capacité, horaires, bruit, parking, droit de bouchon, ménage, arrhes, conditions d’annulation... tous les trucs que les gens zappent.Au bout de 10 jours j’envoyais un dossier complet avec 3-4 lieux qui collaient à 100%. Photos, vidéos, tarifs que j’avais négociés, avantages, inconvénients, et mon avis cash. Genre : "Celle-là est canon mais le proprio répond jamais aux mails. Celle-ci est moins waouh mais la gérante est en or et elle te laisse les clés 48h".Je calais les visites pour eux, directement avec le lieu. Je leur filais la liste des questions à poser sur place et les pièges à repérer. Je relisais leur contrat avant signature pour éviter les arnaques. Les heures sup’ à 400€, le ménage à 900€, l’acompte perdu... je voyais tout.Une fois qu’ils avaient signé, mon taf était fini. Tout à distance, tout par mail. Ils me réglaient par virement, on se souhaitait bonne fête, et je passais au dossier suivant. Je me déplaçais jamais, et franchement les clients adoraient ça : gain de temps pour tout le monde.

Mon style ? Joviale, positive, toujours dispo