Description

Sylvie Pinto – Office Manager & Assistante Administrative

Spécialisée en gestion interne, optimisation des processus et automatisation administrative, j'organise et fluidifie votre structure pour maximiser l’efficacité et vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel.

Mes domaines d'expertise :

• Gestion administrative : Organisation des flux de travail, gestion documentaire, coordination des équipes.

• Office Management : Supervision des tâches, gestion et optimisation des relations fournisseurs.

• Optimisation des processus : Audit, refonte des workflows, automatisation des tâches répétitives.

• Facturation : Devis, suivi des paiements, relances clients.

• Pré-comptabilité & Paie : Gestion des justificatifs, rapprochements bancaires, préparation des bilans comptables.

• Support client & fournisseurs : Traitement des demandes, gestion des litiges et amélioration de l'expérience client.

• Achats & approvisionnements : Recherche et négociation avec fournisseurs, suivi logistique.

• Analyse des performances : Suivi des KPI, reporting et analyse des résultats administratifs.

Adaptabilité :

Je m’adapte très vite, offrant une flexibilité maximale pour répondre à vos besoins.

Atouts de notre collaboration :

• Expertise sur mesure : Solutions personnalisées pour relever les défis de votre entreprise.

• Partenariat collaboratif : Écoute active et communication transparente pour co-construire des stratégies efficaces.

• Transparence et fiabilité : Un suivi rigoureux garantissant des résultats concrets.

• Impact mesurable : Amélioration de la productivité et rduction des coûts administratifs pour soutenir votre croissance.

Outils maîtrisés :

PayFit, Silae, Desk Analytique, Zapier, Make, Microsoft Office, Notion, Slack, Trello, Shopify, Canva Pro, Adobe Creative Suite.

Assistante virtuelle, assistante administrative, assistante de direction, Office manager

Industry field of expertise

Languages

French
Native or bilingual
Portuguese
Native or bilingual
English
Basic
Spanish
Conversational

Workplace preferences

Remote only

Primarily works remotely

Sp Office Gestion
Gestion administrative
CONSULTING AND AUDITS
March 2021 - Today (5 years and 3 months)
Île-de-France, France
J’accompagne les dirigeants pour déléguer l’administratif chronophage et reprendre le contrôle de leur agenda. Mon expérience en auto-entreprise freelance m’a permis de développer une approche rapide, sécurisée et sur-mesure pour optimiser votre organisation.

Mon engagement

• Gagner du temps : Je vous libère +20h par mois en prenant en charge la gestion factures, mails, plannings et processus RH.

• Digitalisation efficace : Je mets en place des outils numériques pour éliminer les tâches manuelles et réduire les erreurs.

• Confidentialité absolue : Vos données sont protégées par des solutions sécurisées et conformes au RGPD, garantissant une discrétion totale.

Mon approche personnalisée

• Audit sur-mesure : J’analyse vos inefficiences pour identifier précisément les leviers d’amélioration.
• Solutions clé en main : Automatisations, rapports mensuels et workflows optimisés sont mis en œuvre rapidement (en moins de 48h).
• Collaboration flexible : En distanciel et selon vos besoins, pour une intégration rapide sans période d’adaptation prolongée.

Mes domaines d’intervention :

Externalisation administrative complète
• Gestion des factures et relances clients
• Organisation de l’agenda et prise de rendez-vous
• Classement digital et archivage sécurisé (Google Drive, Dropbox)

Optimisation des processus
• Audit des tâches chronophages
• Automatisation des workflows (emails, rapports, CRM)
• Création de Templates personnalisés pour booster votre efficacité

Assistance privée et confidentielle
• Gestion proactive des emails professionnels
• Coordination avec vos prestataires
• Support administratif complet adapté à vos besoins

Pourquoi choisir mon service ?

• Adaptabilité immédiate : Opérationnelle en une demi-journée à une journée.
• Dédiée aux dirigeants : Alléger votre charge mentale pour vous concentrer sur l’essentiel.
• Transparence totale : Accès en temps réel (Zoho, Trello) et bilans mensuels.
Gestion administrative Gestion de la facturation Gestion pré-comptable Gestion du temps et des priorités Conseil en organisation Gestion des prestataires Gestion des e-mails Communication digitale Gestion des agendas office manager Discrétion et confidentialité Relances clients Relances impayés relances téléphoniques Maîtrise des outils informatiques zoho creator Trello Notion Google Drive Microsoft Office Dropbox assistance administrative Optimisation pour les moteurs de recherche (SEO)
Er immobilier
Conseillère immobilière
February 2021 - January 2022 (11 months)
78200 Mantes-la-Jolie, France
PRIMBATI
Assistante de direction
May 2020 - March 2021 (10 months)
78130 Les Mureaux, France
Accueil téléphonique et mailing Gestion des plannings des ouvriers Gestion de l'agenda du gérant Gestion des devis, factures, pré-comptabilité Gestion du parc automobile, téléphonique et informatique