Sophie M.

Au sein de cet établissement, j’ai exercé une activité polyvalente combinant secrétariat, la gestion de la commande publique et conduite de projets numériques. Cette expérience m'a permis de développer une expérience transférable aux besoins des TPE/PME et des artisans.

SECRÉTARIAT, SUIVI DE DOSSIERS & RÉDACTION

- Gestion administrative globale : Rédaction de courriers professionnels, saisie et mise en forme de rapports d'activité, bilans et comptes-rendus officiels.

- Instruction de dossiers complexes : Prise en charge administrative intégrale du suivi des dossiers de demande d'aménagement pour les personnes en situation de handicap (constitution, rigueur et conformité).

TRANSITION NUMÉRIQUE & DIGITALISATION (Chef de projet 2022-2024)

- Pilotage de la digitalisation et de la dématérialisation de la structure.

- Conception de supports visuels et interactifs modernes via des outils digitaux (Learning Apps, Animaker, Moovly).

RH & MÉDIATION

- Création de tests de positionnement, d'enquêtes de satisfaction, de conduite d'entretiens et de recrutement.

- Relationnel & Gestion de crise : Rôle de médiatrice (gestion des conflits, recadrage) et suivi de dossiers complexes (Référente Handicap) exigeant écoute et diplomatie.

Au sein de cette structure, j’ai assuré la gestion administrative globale et le secrétariat de direction, tout en apportant un soutien comptable et un accompagnement humain fort auprès d'un public multiculturel. Une expérience qui confirme ma polyvalence et ma capacité à gérer le quotidien d'une organisation de A à Z.

🔹 SECRÉTARIAT DE DIRECTION & LOGISTIQUE

- Gestion administrative : Rédaction de courriers professionnels, montage et suivi des demandes de subvention, rédaction des bilans d'activité.

- Organisation et préparation logistique et administrative des Assemblées Générales (AG).

- Tenue du standard téléphonique, traitement et dispatching du courrier (entrant/sortant), archivage rigoureux et gestion des stocks de fournitures.

🔹 PRÉ-COMPTABILITÉ (Soutien au Cabinet Comptable)

- Suivi de trésorerie : Réalisation des rapprochements bancaires.

- Gestion comptable : Pré saisie des pièces justificatives, ventilation et dispatching des opérations comptables pour faciliter le travail du comptable.

🔹 MÉDIATION & RELATIONNEL

- Médiation interculturelle : Accueil, écoute et régulation auprès d’un public multiculturel et issu de l'immigration.

- Animation : Participation active à l'animation d'ateliers d'alphabétisation (pédagogie et patience).

Au sein de cette agence, j'ai évolué dans un environnement dynamique en open-space, avec la responsabilité de gérer l'administration et la paie d'un portefeuille de clients multi-sectoriels. Un poste exigeant une rigueur absolue, une grande résistance au stress et une adaptabilité constante face à des réglementations variées.

🔹 GESTION DU TEMPS & PRÉPARATION DE LA PAIE

- Collecte des éléments variables : Récupération, contrôle et saisie des relevés d'heures effectués par les salariés intérimaires.

- Calcul et traitement des paies : Intégration des absences, des congés, des avantages contractuels et application des retenues sur salaire réglementaires.

- Garantie de conformité : Zéro erreur tolérée afin de garantir la satisfaction des salariés et le respect des échéances de versement.

🔹 MAÎTRISE JURIDIQUE & ADAPTABILITÉ

- Gestion multi conventions : Application stricte de conventions collectives totalement différentes selon le secteur d’activité du client (BTP, industrie, transport, tertiaire, etc.).

- Veille et rigueur : Adaptation instantanée des règles de calcul en fonction de la législation propre à chaque entreprise utilisatrice.

🔹 GESTION DE LA RELATION CLIENT & RUSH

- Sens du service : Gestion des réclamations et explications pédagogiques des bulletins de salaire auprès des intérimaires.

- Travail en équipe : Organisation et entraide au sein d'un espace collaboratif (open space) pour absorber les pics d'activité mensuels.