Description

Présidente & Fondatrice de SBMC – Office Manager & Assistante de Direction spécialisée pour les Bureaux d’Études et Cabinets d’Architecture 🌟

Objectif : vous faire gagner du temps, fluidifier votre organisation et vous permettre de vous concentrer sur votre cœur de métier.

📑 Gestion administrative

🏗️ Appels d’offres

👥 Gestion RH

📣 Communication administrative

✨ OPQIBI / OPQTECC – Offre One Shot

🤝 Mise en relation administrative

SBMC, c’est une approche flexible, rigoureuse et sur-mesure, pensée pour les professionnels exigeants du bâtiment et de l’architecture.

Discutons de vos besoins et construisons ensemble un cadre administratif solide, simple et performant.

Industry field of expertise

Languages

French
Native or bilingual
English
Conversational

Workplace preferences

Remote only

Primarily works remotely

SBM CONSULTING
Office Manager - Assistante de Direction I Experte BET & Archis 🌟 I Présidente SBMC
ARCHITECTURE AND URBAN PLANNING
April 2025 - Today (1 year and 2 months)
Paris, France
✅ Accompagnement personnalisé pour BET & Archis
• Expertise spécifique dans les métiers de l’ingénierie et de l’architecture
• Compréhension des contraintes métier et adaptation des outils/processus à chaque structure
• Collaboration étroite avec les dirigeants pour alléger leur charge administrative et mentale

✅ Offre exclusive OPQIBI (one-shot)
• Création d’une offre dédiée à la certification OPQIBI
• Préparation, dépôt et suivi complet du dossier pour les bureaux d’études
• Prestation unique et clé-en-main pour faciliter cette étape souvent repoussée !
• Accompagnement vers la valorisation des compétences et développement commercial des BET

✅ Mise en relation de personnel administratif qualifié pour BET & Archis
• Création d’un réseau de partenaires expérimentés (Office Managers, assistantes indépendantes)
• Recueil des besoins clients en gestion administrative
• Mise en relation sur-mesure avec des profils adaptés (en sous-traitance ou mission directe)
• Suivi de mission & garantie de qualité dans les prestations proposées
SBM DIGITALE
Office Manager - Assistante de Direction I Experte BET & Archis 🌟
ARCHITECTURE AND URBAN PLANNING
January 2022 - April 2025 (3 years and 3 months)
Paris, France
✅ Tâches administratives & organisationnelles
• Rédaction et envoi des devis et factures
• Relances clients pour paiement
• Classement et archivage numérique des documents administratifs (GED)
• Mise à jour des tableaux de bord administratifs
• Suivi des échéances de dossiers et coordination entre intervenants

✅ Gestion des appels d’offres
• Veille pertinentes pour les clients via M2BPO
• Préparation complète des dossiers de candidature
• Dépôt sur les plateformes
• Suivi des dépôts, relances éventuelles et archivage

✅ Suivi financier & administratif
• Suivi des encaissements / règlements fournisseurs
• Préparation d’éléments pour l’expert-comptable (pièces comptables, relevés, justificatifs)
• Vérification et saisie des notes de frais
• Suivi des contrats et assurances

✅ Gestion RH
• Rédaction de contrats, DPAE, suivi des absences
• Onboarding / Offboarding
• Suivi administratif des salariés : fiches de poste, entretiens, etc.
• Planification des congés et gestion du planning interne

✅ Optimisation de l’organisation interne
• Mise en place ou amélioration de process administratifs internes
• Standardisation des documents récurrents (modèles de courriers, devis, factures)
• Centralisation des infos dans des outils partagés (ex : Notion, Drive, Excel, etc.)

✅ Communication & coordination
• Suivi ou création de supports de communication (présentations, références)
• Coordination avec les différents prestataires externes (compta, juridique, partenaires)
• Rédaction de mails, comptes rendus, synthèses pour les gérants

➡️ Résultats obtenus
• Jusqu’à 10 heures par semaine gagnées pour les gérants
• Amélioration de la traçabilité documentaire et des délais de traitement
• Allègement significatif de la charge mentale administrative des dirigeants
• Meilleure organisation → facturation + rapide = amélioration du CA & trésorerie
Bureau d'Etudes Alain GARNIER
Assistante de direction
CIVIL ENGINEERING
May 2015 - May 2021 (6 years)
Reims, France
• Gérer les agendas & les déplacements des cadres
• Organiser les rendez-vous & réunions des cadres
• Gérer l'ensemble des appels d'offres des différentes agences du groupe
• Accompagner les chargés d'affaires dans la gestion administrative, juridique et financière des opérations en cours
• Reporting hebdomadaire
• Gérer les comptabilités clients & fournisseurs
• Administrer la trésorerie
• Gérer l'interface avec les partenaires extérieurs
• Garantir l'approvisionnement en consommables et contrôler les stocks
• Gérer les Ressources Humaines