Oumaima Kossemtini

Dans le cadre de ce projet, j’ai occupé le poste d’assistante administrative avec pour objectif d’apporter un renfort complet à un organisme de formation, notamment sur les aspects administratifs et liés à la facturation.

J’ai pris en charge la constitution et le suivi des dossiers de prise en charge des professionnels de santé : collecte et vérification des pièces justificatives, contrôle de la conformité des informations, transmission des dossiers et suivi de leur avancement. J’ai également assuré l’émission des différentes attestations (présence, fin de formation…), en veillant à l’exactitude des données et au respect des obligations administratives.

En parallèle, j’ai réalisé un travail de compilation et de mise à jour des données via Excel, en tenant des tableaux de suivi clairs et structurés pour faciliter le pilotage de l’activité. J’ai aussi effectué les éditions de facturation (préparation, vérification et envoi des factures) et assuré le suivi des règlements, incluant les relances dans le cadre du recouvrement client.

Cette mission m’a permis de contribuer à la fluidité des processus internes tout en garantissant rigueur, organisation et respect des délais.

Assistante administrative & Office Manager (mission réalisée)

Sur cette mission, j’ai accompagné l’entreprise sur toute la partie administrative, financière et organisationnelle, avec une approche à la fois rigoureuse et très opérationnelle.

Facturation clients & recouvrement

Je me suis occupée de l’édition des factures, du suivi des paiements et des relances des impayés. J’ai travaillé sur Sellsy, ce qui m’a permis d’être rapidement efficace. J’ai aussi veillé à bien tenir à jour les fiches clients pour que le suivi soit clair et que les relances puissent se faire facilement.

Comptabilité & fournisseurs

J’ai géré les factures fournisseurs en les affectant correctement aux comptes comptables, en lien avec le cabinet comptable. J’étais en contact direct avec eux : envoi des pièces, réponses à leurs demandes, suivi du dossier… L’objectif était d’éviter les allers-retours et de gagner du temps. J’ai également utilisé Pennylane pour le suivi.

Paie & administratif RH

J’ai suivi les éléments variables de paie et répondu aux questions liées aux bulletins, toujours avec beaucoup de rigueur et dans le respect total de la confidentialité.

Notes de frais

Je me suis occupée du contrôle et du traitement des notes de frais, en vérifiant les justificatifs, les règles internes et les délais, pour que ce soit clair et équitable pour tout le monde.

Tableaux de gestion

J’ai mis en place et suivi des tableaux de bord (CA, marges, dépenses), en faisant attention aux décalages de facturation pour garder une vision réaliste de la performance.

Paiement fournisseurs

J’ai préparé les paiements en fonction des priorités et de la trésorerie, en tenant compte des urgences et en veillant à garder de bonnes relations avec les partenaires.

Office management

J’ai aussi géré les sujets du quotidien : commandes, abonnements, prestataires, comparaison des offres… tout ce qui permet à l’équipe de travailler dans de bonnes conditions.

• • Gestion complète du processus de facturation : émission et envoi des fac tures clients, suivi des bons de commande, gestion des modifications de co ordonnées ou demandes clients, et dépôt des factures sur les plateformes correspondantes.

• • Mise en place et suivi des procédures de recouvrement : relance clients, suivi des contentieux et coordination avec les avocats pour les dossiers litigieux.

• • Administration et organisation interne : planification et animation des réunions, suivi des agendas, gestion des fournitures et coordination des équipes (office management).

• • Paramétrage et migration des outils de facturation et de gestion des notes de frais : formation des utilisateurs (présentiel et visioconférence), gestion des tickets et suivi des bugs, coordination avec les techniciens et le support pour proposer des améliorations.

• • Formation et accompagnement des collaborateurs sur les outils et procé dures internes, en répondant aux questions et en assurant la montée en compétence des équipes.

• • Rédaction de documents de référence pour les nouveaux arrivants et util isateurs, capitalisant sur les bonnes pratiques et les points clés identifiés lors des réunions, avec l'appui de l'IA pour synthétiser et expliciter les infor mations essentielles.

• • estion rigoureuse de la comptabilité fournisseurs et clients, préparation des fichiers de paiement, rapprochements bancaires, cut-off et immobilisations.

• • Préparation des documents comptables pour transmission au cabinet d'expertise, suivi des déclarations fiscales et TVA, analyse du chiffre d'affaires, pilotage des clôtures mensuelles et reporting financier.