Olive Charise Paka Mbemba

- Organisation et mise en place des formations Inter et Intra Entreprise : o Préparation des supports de cours, o Préparation et envoi des convocations, conventions etc. o Préparation de la salle et réservations etc. o Gestion des plannings

- Secrétariat classique : o Tâches administratives courantes, o Rédaction et traitement des documents divers, o Accueil : Gestion des appels téléphoniques, accueil physique, organisation des réunions + comptes rendus, o La gestion et l'organisation du courrier.

- Communication interne & externe : o Mise à jour et vérification de l'homogénéité de l'information diffusée le site web et les réseaux sociaux. o Communication : création de newsletter, gestion de l'outil d'emailing o Connaissance des outils de PAO : Canva, Photoshop etc. o Communication avec les partenaires externes

- Gestion des ressources humaines : o Rédaction des contrats o Recherche des talents, recrutement, intégration o Gestion de la formation o Gestion du personnel (congés payés, tickets resto, RTT etc.)

- Gestion administrative, commerciale et comptable : o Phoning o Devis, facturation o Utilisation du PGI Cegid o Classement et archivage des factures d'achats, vente, relevés bancaires, brouillards de caisse, bulletins de paies, bordereaux de charges sociales, o Gestion des notes de frais o Relance facture impayée et suivi des litiges

- Assurer l'accueil physique et la gestion administrative des arrivées

- Recueil des éléments administratifs (nom, prénom, date de naissance, numéro de sécurité sociale, adresse, nom du médecin traitant)

- Distribution du questionnaire de facteur de contre-indication

- Vérifier la date du second rendez-vous de vaccination

- Identifier les arrivées spontanées des patients et prévenir le responsable de centre

- Maintenir l'accueil et orienter le public Renseigner le patient sur l'organisation et le fonctionnement du centre (connaître le parcours, le temps d'attente)

- Orienter le patient vers la zone d'attente et lui fournir les éléments permettant de remplir le questionnaire médical

- Répondre aux questions des patients

- Aide à la gestion du secrétariat et des moyens matériels des communes

- Gérer la réservation et tenir le planning des rendez vous

- Assurer les commandes de petit matériel nécessaire au fonctionnement de l'accueil

- Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et médicaux

- Gérer la régie photocopie

- Assurer la gestion des sorties

- Relever l'heure de départ du patient

- Désinfecter le matériel utilisé

Contacter des personnes qui prennent rendez-vous pour une orientation pour la suite de leur parcours.