About Mathilde
Assistante virtuelle et office manager freelance, j’accompagne les dirigeants, équipes et structures (TPE, PME, associations, structures culturelles) dans la gestion et l’organisation de leur quotidien professionnel.
J’interviens en renfort ponctuel ou régulier sur l’ensemble des missions administratives, organisationnelles et de coordination, avec un objectif clair : faire gagner du temps, sécuriser les process et fluidifier le fonctionnement interne.
Grâce à plusieurs années d’expérience dans des environnements exigeants, je suis rapidement opérationnelle et autonome. Je sais m’adapter aux outils, aux méthodes de travail et aux contraintes propres à chaque structure.
Mes domaines d’intervention :
• Gestion administrative courante (courriers, contrats, conventions, suivi de dossiers, mise à jour de base de données, archivage)
• Gestion et suivi de facturation, devis, règlements et frais
• Suivi budgétaire et transmission des éléments comptables
• Organisation des plannings et coordination des équipes
. Organisation des déplacements, réunions, séminaires, événements internes...
• Gestion de bases de données et outils internes
• Support organisationnel et logistique
• Création de Newsletter
• Onboarding
Rigoureuse, fiable et discrète, je m’intègre facilement aux équipes et aux process existants. J’attache une grande importance à la qualité du travail, au respect des délais et à une communication fluide et transparente.
Je propose des collaborations ponctuelles ou régulières, à distance, mais possibilité de présentiel ponctuellement, selon les besoins de la structure.
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Tarifs :
Tarif journalier : 350 € TTC
Tarif de lancement : 300 € TTC/jour
(jusqu'en juin 2026)
Tarifs dégressifs possibles pour missions régulières (2 à 5 jours/semaine).
French
Native or bilingual
English
Conversational
Can work on-site
Paris (up to 50km), Besançon (up to 10km), Orsay (up to 10km), Vesoul (up to 10km), Le Havre (up to 10km)
Experience
- Adone ProductionsCheffe de projetCULTURESeptember 2020 - August 2025 (4 years and 11 months)Paris, France- Gestion administrative : édition, gestion et archivage des contrats et conventions, suivi des fiches infos contrats, déclarations sacem, SACD et CNM, administration du système d'information, accueil physique, gestion du courrier- Gestion comptable et financier : Devis, gestion des frais, factures et suivi des règlements, suivi budgétaire des projets, transmission des pièces comptables, dépôts bancaires- Gestion logistique de tournées : suivi des plannings, vérification des riders et backline, Elaboration des feuilles de route, présence sur les productions, réservations des transports, hébergements et repas, suivis des disponibilités des équipes- Gestion merchandising et communication : Coordination impression et envoi des affiches, suivi des stocks affiches, mise à jour du site internet des Fatals Picards, vérification des conditions liées au merchandising, suivis des pointages de billetterie- Ressources humaines : préparation des plannings de l'équipe interne, suivi des heures effectives- Gestion de la base de données ProdManager- Réseau et représentation : Participation à des rencontres professionnelles, représentation de la structure
- Groupe FininbusGestionnaire de paie - Chargée d'administrationCULTUREOctober 2019 - September 2020 (11 months)Paris, FranceGestion sociale sur Spaiectacle :- Gestion des intermittents et autres salariés : DUE, contrats, paies, déclarations, attestation : ASSEDIC - AEM - Congés Spectacles - frais de déplacement et charges, suivi des contrats et des dossiers administratifs des salariés, règlement des salaires et frais, lettrage des comptes de paie...- Déclarations, contrôle et suivi des charges sociales mensuelles et annuelles- Tableaux des effectifs et enquêtes salarialesGestion commerciale sur Sage 100 :- Création complète des fiches clients, établissement des devis et des factures- Suivi des en cours clients et des crédits assurance, relances des clients- Contrôle des chronos facturesGestion comptable sur Sage 100 :- Assistance au travaux comptable courants, saisie et lettrage des opérations- Saisie de pièces administratives et comptables, pointage et lettrage des comptes, enregistrement des règlements reçus et émis, rédaction des chèques et virements, saisie des notes de frais et factures de chargesAdministratif courant :- Accueil téléphonie, archivage
- EMB SannoisAssistante de productions et d'actions culturellesCULTUREOctober 2018 - July 2019 (9 months)Sannois, France- Organisation logistique- Gestion de planning- Suivi des engagements des artistes- Participation au montage des dossiers de subvention (partie action culturelle)- Suivi budgétaire- Dispositif La Fabrique à Chanson : suivi, logistique, accompagnement...- Dispositif La Fabrique Electro : suivi, logistique, accompagnement, ...- Spectacle et action culturelle La Relève : suivi, logistique, accompagnement, ...- Organisation et animation des visites de la salle
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