About Léna
Coordinatrice Événementiel Freelance | Spécialiste Santé & Secteur Pharmaceutique
L’envers du décor est mon terrain de jeu. Freelance spécialisée dans la logistique et la coordination technique rigoureuse, je pilote vos projets de A à Z, des congrès réglementés aux grands formats.
Expertise Santé & Industrie Pharmaceutique
Je maîtrise l'intégralité du scope sectoriel : logistique de congrès (nationaux et internationaux), symposiums, standalones et gestion des professionnels de santé.
- Conformité stricte : Garantie à 100% sur les processus LEA / DMOS et la Transparence.
- Références laboratoires : Actuellement en mission chez CSL Vifor (remplacement de la responsable événementiel); 2 ans chez Novo Nordisk sur un lancement de produit majeur; et en agence (Sagarmatha, Hopscotch) pour le compte de grands laboratoires (GSK, ViiV Healthcare et Sanofi).
Grands Formats & Logistique Terrain
Habituée aux flux complexes et aux fortes affluences, j'interviens sur la production et la coordination terrain de structures créatives et de festivals (ex: Evasion Festival, 15 000 participants).
Compétences clés
- Pilotage global : cadrage, réponse aux appels d'offres, suivi budgétaire strict et gestion des prestataires.
- Outils EMS & CRM : maîtrise d'Evenium, Cvent, Odoo, Coupa.
- Remote-ready : totalement autonome pour travailler à distance, avec une grande flexibilité horaire.
- Environnement international : bilingue Français / Anglais.
Disponible pour vous accompagner sur vos lancements, renforts ou projets long terme. Échangeons sur vos besoins !
French
Native or bilingual
English
Fluent
Remote only
Primarily works remotely
Experience
- CSL ViforResponsable Congrès & ÉvénementsPHARMACEUTICALS INDUSTRYApril 2026 - Today (3 months)Sélectionnée pour assurer la continuité globale des activités du laboratoire en remplacement de la Responsable Événementiel, je pilote l'intégralité de la stratégie et du déploiement des événements de la structure. Dans un rôle de pivot cross-fonctionnel, je gère les projets de A à Z en direct avec les équipes internes, les agences partenaires et les prestataires.Témoignant d'une forte agilité opérationnelle, je suis intervenue aussi bien sur la reprise au vol de projets complexes déjà engagés que sur le lancement stratégique et la conception de nouveaux événements.Projets majeurs et réalisations :
- Gestion de projets multi-niveaux (Agilité & Autonomie) : reprise immédiate et gestion de projets en cours de route à des stades d'avancement variés, parallèlement au cadrage, au lancement et à l'exécution de nouvelles opérations pour le laboratoire.
- Congrès Nationaux & Internationaux : prise en charge globale et pilotage opérationnel des congrès majeurs du laboratoire.
- Scénographie & Identité de Marque : conception, création et déploiement des stands en collaboration directe avec un standiste. Traduction des enjeux marketing de la marque en volumes, en parcours d'exposition et en expériences visuelles percutantes.
- Gestion des Agences & Fleet Management : pilotage, brief et coordination des agences événementielles et des fournisseurs pour sécuriser les livrables.
- Conformité & Déclarations : Gestion administrative et réglementaire complète, incluant la déclaration des stands et la validation des processus de compliance du secteur.
- Novo Nordisk FranceChargée de congrès & événementsPHARMACEUTICALS INDUSTRYJuly 2023 - March 2025 (1 year and 8 months)Paris, FranceVéritable pivot stratégique des BU, j'ai piloté un volume de 20 à 25 événements d'envergure par an, en garantissant systématiquement une conformité réglementaire stricte à 100 % (processus LEA, Transparence, instances ordinales).Loin de la simple exécution logistique, mon rôle démarrait dès la genèse des projets : j'intervenais en amont pour coconstruire les événements main dans la main avec les équipes Marketing, Médical et les Achats, afin de s'assurer d'un alignement parfait avec la stratégie de marque et les budgets du laboratoire.Projets majeurs et réalisations :Lancement & Innovation : gestion opérationnelle d'un lancement de produit critique pour le laboratoire et conception de A à Z du tout premier Stand Alone d'une BU, en plaçant l'expérience patient au cœur de la réflexion.Grands Formats & Institutionnel : organisation de congrès nationaux et internationaux, de voyages institutionnels, de séminaires de département, de visites de sites de production et de sessions de formation avec les professionnels de santé.Transformation Digitale : accompagnement du département dans sa conduite du changement via le déploiement opérationnel de nouvelles plateformes EMS/CRM internes et la mise en place des nouveaux process de l'équipe.
- HopscotchChargée de ProductionPHARMACEUTICALS INDUSTRYMay 2022 - April 2023 (1 year)Lyon, FrancePoste ultra-opérationnel et terrain où j'ai géré la production de A à Z pour le compte de grands laboratoires pharmaceutiques (groupes de 10 à 500 invités). Cette expérience m'a permis de maîtriser l'intégralité des rouages de la production, de la technique et de la conformité, constituant le tremplin idéal pour basculer ensuite côté client (laboratoire) avec une vision globale et une parfaite compréhension des attentes des agences.Projets majeurs et réalisations :Réponse aux appels d'offres & Clientèle : participation active aux pitchs et aux réponses aux appels d'offres pour des comptes Pharma majeurs (GSK, ViiV Healthcare, Sanofi, Boehringer Ingelheim), incluant la création et la présentation des concepts stratégiques directement aux clients.Logistique Invités & Digital : point central de la coordination logistique, déploiement opérationnel des plateformes d'inscription (Cvent, Evenium) et gestion individualisée des parcours participants.Scénographie, Technique & Création : conception graphique des supports de communication, participation à la scénographie des espaces et coordination technique des événements.Réglementaire & Budgets : gestion administrative complète, rédaction des documents de déclaration, montage des conventions réglementaires (process compliance) et pilotage budgétaire strict des opérations.Coordination Terrain : Présence et déploiement logistique sur le terrain pour piloter les flux, les prestataires et sécuriser le bon déroulement des événements de A à Z.
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- Major de promotion 2021, MBA spécialisé, Communication et management de l'événementielEFAP - École des nouveaux métiers de la communication2021MBA spécialisé, Communication et management de l'événementiel
- Master of Arts in JournalismVERN' University of Applied Sciences2020Master 1, Journalisme