Juliette Goemaere

Profitez de la sous-traitance spécialisée en gestion de la formation. Assister, conseiller et coordonner les actions de formation nécessitent organisation, polyvalence et rigueur. Consciente de vos impératifs et obligations qui peuvent alourdir votre quotidien, je vous propose mes services de sous-traitance en gestion administrative des actions de formation. En amont de la formation :

• Montage et suivi des dossiers de financement

• Saisie et suivi des dossiers stagiaires (devis, conventions, convocations, PEC, suivi assiduité, certificats de réalisation, ...)

• Gestion des inscriptions

• Préparation des documents obligatoires divers (émargements, attestation de présence, ...)

• Gestion des plannings

• Création et suivi de tableaux de bord

• Préparation des certifications

• Réservation du lieu, matériel, repas, hébergement (formations, intervenants) Après la formation :

• Saisie des attestations individuelles de formation

• Rédaction et envoi des rapports de stage

• Envoi des questionnaires de satisfaction et évaluation de la formation

• Dépouillement des évaluations et comptes-rendus

• Facturation et suivi (relance clients/financeurs divers)

• Suivi post formation (suivi à 3, 6 mois, ...) Et aussi :

• Gestion dossiers PEC, suivi jusqu'aux règlements : OPCO, Pôle Emploi, CPF,...

• Relations financeurs, gestion actions inter/collectives, référencements divers.

• Mises à jour sessions CARIF, Kairos, EDOF.

• Aide à la mise en conformité QUALIOPI : élaboration documents preuves.

• Aide à la mise en place d'une démarche qualité selon les critères et indicateurs d'une certification, d'une habilitation ou d'une labellisation.

• Soutien administratif et aide à l'obtention NDA, à la déclaration de votre BPF.

• Aide à l'organisation évènementiels

• Création et suivi de tableaux de bord (simples ou TCD), reporting, CR.

• Mise en forme supports pédagogiques

- Responsable de la gestion de l'offre de formation, des heures enseignants et des plannings.

- Responsable fonctionnelle de deux logiciels : > SAGHE (Système Automatisé de Gestion des Heures Enseignants) : gestion et contrôle des heures des professeurs d'université, maître conférenciers, intérimaires,... et des différentes obligations de service. > Hyperplanning : gestion des plannings : emploi du temps enseignants et étudiants, gestion des salles de cours, labos et amphithéâtres.

- Rôle d'aide, de conseil, d'assistance, d'information et de formation des gestionnaires et responsables pédagogiques (animé fonctionnellement une équipe d'environ 20 gestionnaires).

- Créer, actualiser et diffuser des supports formation et guides d'utilisation.

- Assurer la formation des gestionnaires et responsables pédagogiques.

- Gérer les droits utilisateurs.

- Conseiller la gouvernance et directeurs des différentes composantes via scenarii et simulation sur le pilotage de l'offre de formation, conception et actualisation de tableaux de gestion et d'indicateurs (en binôme avec le contrôleur de gestion).

- Suivi des heures réalisées et prévisionnelles en lien avec la DRH => pilotage et participation aux conférence budgétaire.

- Suivi administratif et financier des actions de formation : communication, inscriptions, convocations, conventions, évaluations et feedbacks, facturations et relances, préparation et suivi des outils et supports de formation (dossiers participants, émargements, attestations de présence,...). Assister l'attachée de direction dans suivi administratif et financier du service formations.

- Suivi logistique des actions de formation et des évènementiels ; assurer le bon déroulement des sessions (accueil, réservation des salles et du matériel, organisation transport/hébergement intervenants extérieurs, restauration, supports pédagogiques,…)

- Superviser et veiller au bon déroulement des sessions de formation et/ou évènementiels de l'accueil à la récupération des éléments de feedback.

- Assurer une bonne circulation de l'information concernant les formations et/ ou évènementiels aussi bien en interne qu'en externe de la structure. Constituer une base de données des prospects, partenaires et clients, rédiger courriers et mailings de communication et diffusions des sessions de formations. Participation à la création des plaquettes de diffusion et catalogues de formations.

- Assistance du cadre pédagogique et commercial dans le suivi de son activité. Mise en place d'une base de données "stagiaire/formateurs) pour le service formation.

- Réalisation des statistiques et bilans d'activité.

- Relation et communication avec diverses partenaires et financeurs.

- Assister les ingénieurs formations ou conseillers techniques dans l'exercice de leur mission de formation pour tout dépôt de dossier d'homologation, de demande d'agrément ou de labellisation du service formation ou de ses offres (réponse appels d'offres) sur les aspects administratifs.

- Chargée habilitation OGDPC (actuellement mondpc.fr)

- Force de proposition en vue de contribuer au maintien et à l'amélioration de la qualité du service "formations/évènements"