Emilie M.

> Chargée de formation freelance pour MATEMYPICTURE, organisme de formation pour photographes (Septembre 2023 à aujourd'hui)

- Gestion et suivi de tous les dossiers de financement auprès de l'OPCO (FAFCEA)

- Facturation (devis, factures, relances)

- Gestion administrative de toutes les formations

- Veille du respect de Qualiopi

- Mise en place de Digiforma

- Outils utilisés : Digiforma, Notion, Jotform, Pandadoc, Henrri

> Responsable administrative et pédagogique pour ADOK LEARNING (filière de l'école LE WAGON), organisme de formation pour experts-comptables (Février 2024 à Septembre 2024)

Suivi administratif :

● Suivi et complétion des dossiers apprenant·es sur Hubspot et EDOF

● Création et suivi d'une base de données des apprenant·es

● Réalisation / Édition / Envoi via SignRequest / Archivage des conventions de formation

● Suivi des partenariats de sous-traitance

● Mise à jour / Création de process

Suivi pédagogique :

● Confirmation d'inscription aux apprenant·es et création de leurs accès à la plateforme pédagogique pour les sessions synchrones et asynchrones

● Booker les intervenant·es pour les sessions synchrones

● Planification des sessions synchrone via Zoom

● Lancement de formation en visioconférence pour les sessions synchrones

● Suivi des apprenant·es et de leur parcours (avancée, difficultés rencontrés, relances, besoin de mentorat, signature des feuilles d'émargement via Edusign, questionnaires de satisfaction via Edusign, transmission des documents divers type certificat de réalisation, feedback)

● Suivi des intervenant·es (création des accès à la plateforme pédagogique, transmission des informations pertinentes avant le lancement d'une session synchrone, suivi de la session en cours, feedback)

● Gestion des mentorats

Outils utilisés : Thinkific, Hubspot, Notion, Slack, EDOF, Edusign, SignRequest, Office 365 (Outlook, Word, Excel), GoogleWorkspace (Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Forms, Google Agenda), Zoom

• Pilotage de la formation de 1000 salariés répartis sur 20 sites en France

• Recensement, analyse et priorisation des besoins en formation

• Conseil aux managers sur les questions relatives à la formation

• Optimisation du budget alloué aux formations en mobilisant différents

dispositifs de financement

• Déploiement du plan de développement des compétences en faisant appel à des

ressources externes ou internes

• Montage et suivi des dossiers de financement (FNE, OPCO, CPF etc.)

• Gestion logistique : réservation transport, hôtels, restaurants, taxis

• Gestion administrative dans le respect de la certification Qualiopi

• Identification, évaluation et sélection des prestataires externes

• Participation à l’obtention de la certification Qualiopi

• Réalisation des dossiers administratifs (convocations stagiaires, enquêtes de satisfaction…)

• Facturation

• Gestion d'une plateforme e-learning

• Suivi des dossiers avec financements (Pôle Emploi, CPF, Transition Pro, OPCO..)

• Saisie et mise à jour de la base de données clients et prospects

• Préparation des livrets de formation et d’accueil (mise en page, édition, photocopie, reliure)

• Rédaction, relecture, mise en page de documents administratifs et commerciaux

• Commande de fournitures, uniformes, et ustensiles nécessaires aux formations

• Gestion de la relation avec les fournisseurs et des stocks

• Accueil clients (professionnels et amateurs)

• Suivi du stagiaire pendant son parcours de formation