Madeleine Mberi

Gestion de l'agenda (rdv internes/externes, déplacements à l'étranger), assurer l'accueil physique, téléphonique des rendez-vous de la direction, gérer le suivi du courrier, préparer les réunions de travail. Organiser les déplacements (taxis, vols, hôtels), diners et déjeuners d'affaires Recueillir, communiquer et acheminer les informations vers l'ensemble des équipes, travailler en étroite collaboration avec les Assistantes de Direction des autres équipes Apporter un support sur les projets et évènements clés de l'équipe (de 50 à 150 personnes) : listing des invités, suivi des réponses, plan de table, relationnel avec les agences Gérer les situations délicates et les imprévus et faciliter la résolution des problèmes courants.

Création des supports dans le respect de la charte graphique : flyers, invitations, supports PPT. Communication avec les acteurs externes, Suivi et gestion des budgets,

Organisation d'événements corporate (célébrations diverses au sein des équipes) Réservation des salles de réunion

Organisation des stages INTER Prise en charge et suivi des nouvelles inscriptions Respecter le rétro planning Envoyer les confirmations d'inscription Etablir et envoyer les conventions Etablir et envoyer les convocations Préparation des matrices (support pédagogique) Préparation de dossiers électroniques pour les participants Préparation des listes de présence Préparation des chevalets Préparation de la salle + réservation des restaurants Mise à jour hebdomadaire du tableau de suivi des inscriptions aux stages Facturation Organisation logistique des stages INTRA Respecter le rétro planning Préparation des matrices (support pédagogique) Envoyer les matrices au client Demander les confirmations au client du lieu, des horaires et des listes de participants Préparation des documents administratifs de formation et envoi de ces documents par mail à l'intervenant

• fiche d'intervention

• feuille de présence

• fiche d'évaluation Contrôle du bon déroulement des formations et de la bonne réception des émargements et des évaluations Saisie des sessions et des éléments utiles à la facturation dans ARGALIS Site Mise à jour du site Rédaction des articles :

• mise en page

• recherche des illustrations Envoi des articles pour mise en ligne Secrétariat Répondre au téléphone - Transférer les appels vers le bon interlocuteur Prendre les messages - Répondre aux questions des clients Rédaction de courrier, de propositions commerciales Suivi des abonnements presse

Importation et mise à disposition des plis sur l'application métiers. Vérification et régularisation des pièces justificatives. Rédaction de courriers et actes administratifs inhérents à la passation et à l'exécution des marchés. Suivi administratif et contractuel des marchés jusqu'à la notification et notification des avenants. Publication des avis d'attribution et données essentielles. Utilisation des plateformes de dématérialisation des marchés de Paris Habitat pour la gestion des procédures et passage au contrôle de légalité. Utilisation de la plateforme de mutualisation des attestations fiscales et sociales. Actualisation et suivi des différents tableaux de bord. Numérisation et archivage électronique des dossiers. Classement et archivage des dossiers papier. Participation à la mise à jour des documents type.