Description

Office Manager depuis plus de 10 ans, je travaille de manière rapprochée avec la direction et les collaborateurs afin de les soutenir au mieux dans l'organisation de leur activité quotidienne, en France et à l’international.

Je suis spécialisée dans la gestion administrative et RH ainsi que dans l'aménagement des locaux et la coordination de projets.

Je vous propose d'intervenir en fonction de vos besoins en prenant en charge :

- La gestion administrative de votre entreprise (courriers, mise en forme de documents, classement, archivage) ;

- Les Ressources Humaines (création process RH, contrats de travail, avenants, DPAE, administration du personnel, onboarding / offboarding, mutuelle, médecine du travail, note de frais, variables de paie et transmission) ;

- La gestion comptable (factures clients & fournisseurs, relances clients, rapprochement bancaires, émissions virements / prélèvements, aide à la clôture des comptes, suivi trésorerie) ;

- La coordination avec les experts-comptables, Commissaires Aux Comptes, avocats et la participation à la gestion juridique (suivi des contrats fournisseurs, droit du travail, création de documents) ;

- La recherche de locaux et la logistique au quotidien (analyse des besoins, recherche d'un espace, agencement, aménagement, emménagement, responsable de site) ;

- Les services généraux (recherche de partenariats et gestion des prestataires) ;

- L'Organisation d'événements internes et externes (Team Building, Meet-up, soirées évènementielles).

Je suis une véritable collaboratrice externe qui vous accompagnera dans votre développement et participera à la pérennité de votre entreprise.

Évaluons ensemble vos besoins et définissons une stratégie à mettre en place sur du court, du moyen ou du long terme ?

A très vite !

Languages

French
Native or bilingual
English
Fluent

Workplace preferences

Can work on-site

Paris (up to 10km)

Founders Future
Assistante de Direction / Office Manager / Responsable Future House
BANKING AND INSURANCE
June 2019 - December 2020 (1 year and 6 months)
Paris, France
Gestion de nos utilisateurs
Gestion de l’ensemble des fournisseurs et du budget
S'assurer que le bâtiment est pleinement opérationnel et que le process se déroule sans heurt
Stimuler la croissance et la promotion des offres de services fournies par Future House
Gestion des indicateurs de performance du bâtiment
Interface entre les intervenants administratifs et comptable
Secrétariat du Président et des partners
Evènementiel et communication Interne
Kpler
Office Manager
ENERGY AND UTILITIES
September 2016 - May 2019 (2 years and 9 months)
Paris, France
Office Management :
Recherche, agencement et installation dans les nouveaux locaux parisien et gestion de la sous-location >> https://officesnapshots.com/2017/10/18/kpler-offices-le-sentier/
Gestion quotidenne des 5 bureaux, à Paris, Singapour, Houston, Londres et Dubaï ;
Suivi des process, mise à jour des bases de données ;
Logistique et administration des services ;
Suivi juridique ;
Correspondance internationale ;
Interface entre les différentes équipes ;
Contrat et gestion des commandes, négociation avec les fournisseurs, contrôle des coûts ;
Mise en place d'outils performants et pertinents pour faciliter le quotidien.

Resources Humaines pour Paris, Singapour, Houston, Londres et Dubaï :
Administratif Ressources Humaines ;
On-Boarding ;
Médecine du travail (Paris) ;
Gestion des variables de paies (astreintes / TR / augmentations / bonus) ;
Protection Groupe (mutuelle, prévoyance, assurances locaux) ;
Gestion et règlement des notes de frais ;
Supervision et interface avec les prestataires (gestionnaire de paie, avocat social).

Finances :
Gestion de la trésorerie des 5 bureaux, à Paris, Singapour, Houston, Londres et Dubaï ;
Gestion des dossiers de subvention (CIR / CIE / Coface / BPI).

Comptabilité :
Interface comptable et financière pour les 5 bureaux à Paris, Singapour, Houston, Londres et Dubaï ;
Facturation clients / fournisseurs , relance et encaissement ;
Supervision et traitement des charges sociales ;
Mise en place et gestion des différents comptes bancaires, transactions internationales ;
Etroite collaboration avec le Directeur Financier et les experts comptables ;
Supervision et organisation de l'Assemblée Générale.

Evénementiel :
Gestion, organisation et suivi des déplacements de la Direction et des salariés (Paris, Singapour, Houston, Londres et Dubaï) à l'international. Mise en place d'outils de booking ;
Organisation des évènements internes, Team Building, Meet-up.

Informatique :
Administration de la flotte mobile et du matériel informatique.