About Caroline
French
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English
Fluent
Italian
Basic
Experience
- Caroline PolidoroAssistante virtuelleMay 2026 - Today (1 month)Organisation & gestion de projets
- Suivi de projets et définition des priorités
- Gestion de calendriers
- Organisation digitale de dossiers et fichiers
Gestion administrative & financière- Administrative : échanges clients, création et gestion de documents (offres, contrats, confirmations, présentations), traitement des demandes
- Financière : mise en place de suivi financier global (budget, commandes, factures, paiements), facturation, relances, récapitulatifs, préparation des éléments pour le comptable
Communication clients & réseaux sociaux- Gestion de boîte mail : tri, organisation, réponses, mise en place de réponses types
- Réseaux sociaux : publication et programmation de contenus, gestion des commentaires et messages
Services bilingues FR/EN- Traduction, relecture et reformulation
- Adaptation de contenus selon le contexte
Optimisation des processus & outils- Analyse et optimisation des processus, identification et élimination des tâches chronophages et répétitives
- Création et mise en place de tableaux de bord, bases de données
- Automatisation de tâches répétitives si possible
- Institut de hautes études internationales et du développementCoordinatrice à la gestion immobilière | Support opérationnel & structurationDecember 2022 - July 2025 (2 years and 7 months)Genève, SwitzerlandRôle & périmètrePilotage opérationnel et administratif de plusieurs résidences (≈930 lits), avec un rôle transversal impliquant de nombreux services internes (juridique, communication, direction immobilière).Missions clésOuverture des Pavillons Barton : définition des tarifs, stratégies de location, structuration du lancementConfiguration et déploiement du logiciel de gestion locative StarRez et de son portail en ligne (paramétrage, customisation, préparation transition digitale des états des lieux de Kairnial à StarRez)Suivi administratif et financier des activités, amélioration continue des processusGestion locative complète : séjours courts et longs, sous-location, gestion des plaintes et réclamationsActualisation des documents locatifs avec le service juridique et la direction immobilièreMise à jour du site internet avec le service communicationRésultats & impactTaux d'occupation stabilisé à 92% en 2024, garantissant la rentabilité des résidencesAugmentation des revenus de +9% en 2024 grâce à l'optimisation du remplissage et des stratégies tarifairesProcessus fiabilisés et visibilité opérationnelle améliorée, permettant une meilleure anticipation et réactivité
- Institut de hautes études internationales et du développementAssistante Front Office | Coordination opérationnelle & procéduresAugust 2022 - November 2022 (3 months)Genève, SwitzerlandRôle & périmètreInterface principale entre résidents et équipes internes, avec un rôle clé dans la structuration des processus opérationnels.Missions clésCréation complète de la base documentaire du logiciel de gestion locative StarRez suite à son implémentation : procédures, rapports, courriers typesFormation et accompagnement des nouveaux Assistants Front OfficePilotage du front office : accueil, gestion des flux clients et des réclamations, vente de services additionnelsCollaboration inter-services pour assurer la continuité opérationnelleÉtats des lieux de sortie (logiciel Kairnial) et gestion des retours de cautionRésultats & impactBase documentaire opérationnelle et standardisée, facilitant l'autonomie des équipes et la continuité de serviceMontée en compétence rapide des équipes et réduction des frictions opérationnelles au quotidien
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- Freemote - Freelance (à distance)Freemote - Freelance (à distance)2026