Description

Experte administrative depuis plus de 10 ans, je vous accompagne dans la création de votre société, vos démarches de certifications, vos recrutements et gestion du personnel ainsi que sur la mise en place des process administratifs.

Industry field of expertise

Languages

French
Native or bilingual

Workplace preferences

Remote only

Primarily works remotely

Voltania
Assistante de direction
CIVIL ENGINEERING
March 2020 - February 2024 (4 years)
Financier
Prévisionnels, commandes - marchés publics et privés, facturation, suivi de trésorerie, relances, reporting et analyse.
Résultats : Évolution du CA 2021 : 2,4M€ - 2023 5M€
Délai moyen de paiement en 2023 : 28 jours (moyenne du secteur 54 j)

Traitement, contrôle et analyse des notes de frais des salariés (avance frais personnel) et gérants (dépenses entreprise)
Réussite : -18% de tickets "gérants" perdus entre 2021 et 2023.
Process optimisé pour un remboursement plus rapide des salariés (au 5 du mois au lieu du 15)

Ressources humaines
Gestion administrative : Déclaration préalable à l'embauche, intégration, mutuelle, absences, CP...
Formation : définition du besoin, sourcing, budget et financement OPCO, établissement et suivi des contrats en alternance, reporting
Résultats : +60% d'effectifs entre 2020 et 2024.
100% des personnels habilités hauteur et électricité
Un CACES (minimum par collaborateur)
Recrutement : rédaction des annonces, présélection des candidatures, entretiens, suivi, reporting
Résultat : 3 stagiaires embauchés à l'issue de leur stage.
Intérim : sourcing selon cahier des charges, suivi administratif, relation agences de travail temporaire,
Vie au travail : organisation des déplacements, suivi et attribution des Équipements individuels de protection, organisation et animation de séminaires, prévention.
Réussite : séminaires avec 95% de satisfaction en 2021 et 2022 (pas de séminaire en 2023)

Technique
Appel d'offre : sourcing, présélection, rédaction de mémoire technique et administratif.
préparation de chantier, sourcing machines ou prestataire de sous traitance selon cahier des charges. Gestion administrative de la sous traitance (déclaration, DC4, documents obligatoires...)
Résultats : volume de location "engins de chantier" : +250% avec un prix moyen négocié de -5%
Lien entre les parties (clients, bureau d'études, courtier...) pour l'établissement des assurances "spécifique chantier".
Documents de fins de chantier : PV de réception, levée de réserves, décompte global et définitif (DGD), rédaction des dossiers d'ouvrages exécutés, suivi reporting

Adminitrarif et Comptabilité :

Accueil physique et téléphonique, suivi des consommables, relation avec les différents acteurs (assurances, banque, Mairie, bailleurs...) suivi administratif global liés à la vie de l'entreprise.
Exemples : mise en place d'un nouveau contrat d'assurance avec le courtier
Demande de subvention à la CARSAT
Suivi bancaire, encaissement de chèques. Pré comptabilité, Relations cabinet comptable

Gestion financière Reporting financier gestion des ressources humaines Formation Gestion de la logistique Organisation de voyages Réponse à appel d'offre Suivi de chantier Gestion des notes de frais Communication Management d'équipe office manager Microsoft Excel
Carole darvaux
Assistante indépendante
CIVIL ENGINEERING
April 2019 - November 2021 (2 years and 7 months)
Accompagnement administratif d'une douzaine de chefs d'entreprises.
Certification (qualiopi), appels d'offres, mise en place de process administratifs, recouvrement, Notes de frais, facturation, recrutement
Certification ISO Accompagnement certification organisation Gestion d'appel d'offres Gestion administrative et financière Administration du personnel Gestion des notes de frais Facturation Conseil en organisation Conseil en recrutement
Cabinet ferry wilzeck
Assistante de direction
LEGAL
June 2015 - April 2018 (2 years and 11 months)
Assistante de direction dans un cabinet d'expertise judiciaire en charge de la partie administrative et juridique des experises.
Rédaction juridique Relation avocat Stratégie de communication Gestion d'agenda Gestion administrative