Aurore D.

Office Management > Gestion quotidienne de la vie des bureaux

- Management quotidien des demandes des collaborateurs via l’outil JIRA

- Coordination et gestion de la relation avec les différents prestataires pour les services généraux

- Coordination et gestion de la relation avec les bailleurs / co-locataires / sous-locataires

- Gestion de l’aménagement quotidien et de la conformité réglementaire des bureaux (affichage obligatoire, formations sécurité,etc.)

- Coordination internationale avec les pays

Culture Management > Renforcement de la culture interne et gestion du onboarding

- Onboarding des collaborateurs : coordination et organisation de l’accueil, des formations obligatoires, du parcours d’onboarding.

- Renforcement de la transmission des valeurs et de la culture de Younited à travers différents projets interne en France comme dans les bureaux européens.

Happiness Management

- Animation du « Pôle Anim » et les collaborateurs bénévoles organisant les événements internes

- Mise en place des différentes conférences désintéressées et formations pour les collaborateurs

- Création et gestion du planning des événements annuels et de la communication interne de tous ces événements

- Organisation des événements annuels (soirées, all staff, séminaires, etc…)

Hospitality Manager du District Centre :

Patchwork Saint-Lazare, Patchwork Opéra et Patchwork Taitbout

Garant de la qualité de l'expérience vécue par les membres et de la bonne gestion quotidienne de ses espaces.

-Faire vivre la communauté sur les centres en répondant aux différentes demandes et en s'assurant qu'elles sont traitées dans les délais et avec le sourire.

-Proposer et organiser des événements et animations.

-Innovation et force de proposition sur l'optimisation de la gestion et des prestations.

-Gérer l'interface web disponible pour le client (App & Site web) et s'assurer de la mise à jour de la documentation.

-Assurer et encadrer des missions d'accueil et les Hospitality Officers.

-Assurer la relation directe avec nos clients : du premier jour de son arrivée, jusqu'à son départ.

-Conception de devis des prestations complémentaires pour nos clients et suivi jusqu'à la parfaite facturation des prestations validées par nos membres.

-Réaliser des tournées préventives sur les centres du district et s'assurer du bien être des membres.

-Réaliser et suivre des demandes d'interventions (IT, maintenance, ménage…) sur tous les centres du district.

-Intervenir sur des petites missions de factotum.

-Procéder à des évaluations qualités sur l'ensemble du périmètre de prestations.

-Assurer la tenue d'indicateurs clés de l'activité, à travers divers reporting et tableaux de bord.

-Faciliter les liens entre les différents services et la convivialité entre collègues

-Recrutement des futurs Hospitality Officers & Managers

- Manager d'une équipe de 3 personnes au quotidien

-Ouverture opérationnelle de 2 centres Patchwork (Patchwork Opéra et Patchwork Taitbout), incluant : la commande des fournitures pour l'ensemble du bâtiment, la gestion des contrats maintenance, la recherche et le sourcing de nouveaux prestataires et partenaires, la personnalisation des espaces en fonction des souhaits clients...)

Hospitality / accueil

-Accueil physique des membres et des visiteurs.

-Prise de renseignement sur les visiteurs.

-Gestion de l'attente et de la mise en relation des visiteurs avec les visités.

-On-boarding et Off-boarding des membres.

-Participation à l'On-Boarding et l'Off-boarding des clients.

Assistance aux Services Généraux

-Procéder à la mise en route de l'espace (activer la musique, vérifier l'état des salles de réunion, remettre du café, vérifier les stocks, etc.)

-Tournée de signalement dans les bâtiments (ménage, maintenance, réassort des espaces cuisines, copy point).

-Réception et traitement des demandes d'intervention.

-Renseignement des occupants sur toute demande / Communication par email des incidents majeurs.

-Suivi des demandes occupantes : contrôle du respect des délais et relances.

-Faciliter les liens entre les différents services de Patchwork.

-Interaction avec les différents services pour mise en relation des occupants.

-Suivi, Gestion et vérification des plannings et des interventions des prestataires.

-Gérer les stocks et passer commande (café, thé, papeterie, etc..)

-Reporting d'activités (daily..) Intendance

-Gestion de la réservation des salles de réunion (direct ou au travers de nos partenaires)

-Installation des prestations complémentaires (petit déjeuner, évènements locaux etc.)

-Participer à la facturation des membres pour les prestations de services complémentaires.

-Gestion de badges d'accès de votre site.

-Gestion de planning et des priorités.

-Demande d'intervention.

-Commande de catering (Plateaux repas, petit déjeuner etc.).

-Réservation de Taxis.

-Commande de cartes de visite.

-Commande & Gestion des fournitures.

-Réception Plis et Colis et information des destinataires.

-Affranchissement.

-Commande de Coursier / Demande de DHL.