Ascension De Sousa

Dynamique et passionnée par l'événementiel, je vous accompagne pour l'organisation et/ou coordination de vos événements de A à Z !

- Rédaction des appels d'offre et l'étude des réponses.

- Rédaction des recommandations (réponse à un appel d'offre).

- Recherche, sélection, conseil, gestion de prestataires (traiteur, technique, transferts, animateurs, hôtesses, etc...)

- Gestion administrative : devis, mise à jour de bases de données, négociations, etc.

- Gestion commercial : rendez-vous client, suivi de la relation client, négociation.

- Gestion des budgets et planning.

- Participation aux réunions avec vos équipes.

- Gestion générale de la logistique.

- Coordination complète pendant toute la durée de votre manifestation (montage, exploitation, démontage).

- Debrief après l'événement, mise en place de questionnaire de satisfaction, finalisation du budget.

Mes diverses expériences m'ont permises de prendre en charge de nombreux formats événementiels, j'ai également acquis une très bonne capacité d'adaptation face aux problématiques de production, ainsi qu'une grande polyvalence : autant de ressources que je mets à la disposition de vos projets à venir !

Mise en place, coordination et suivi de la logistique évènementielle du 20th World Congress of the International Federation of Automatic Control (IFAC), qui a eu lieu à Toulouse du 9 au 14 Juillet 2017.

3500 participants ont participé à ce Congrès International (scientifiques, ingénieurs, académiques, industriels, étudiants), 50 pays représentés, 4200 soumissions, 2750 papiers acceptés, 28 sessions en parallèle, 11 plénières…

Pour l’organisation de cette conférence, en tant que membre du « Global congress supervision », j'étais en charge de la mise en place des différentes actions à mener et de la coordination des différentes étapes de réalisation du projet :

- Élaboration du cahier des charges pour la conception externalisée d’un logiciel d’inscription, le suivi, et le bon fonctionnement dudit logiciel.

- Coordination d'une offre d’un large panel d’hôtels via le Comité Départemental du Tourisme de Haute-Garonne et pilotage du projet de plateforme de réservation.

- Coordination avec tous les prestataires et relations externes (traiteur, site, régisseur technique, animations, services publics etc.) aussi bien pour la partie scientifique du congrès que pour la partie « festive » (notamment le dîner de gala pour les 3000 congressistes).

- Animation de groupes de travail et suivi des actions à mener.

- Rédaction, analyse et contractualisation des appels d’offres dans le cadre des « Marchés Publics ».

- Conception de différents supports "print" et actualisation du site web de la conférence.

- Suivi budgétaire en collaboration avec la responsable budgétaire

• Organisation logistique de la participation des équipes de recherche aux différentes conférences scientifiques (France et International).

• Gestion logistique des évènements scientifiques organisés par les équipes de recherche : réservation des lieux de réunion, traiteurs, hôtels etc.., gestion des intervenants.