About Arwen
💼 Chef de projet événementiel | 8+ ans d'expérience | Grands événements internationaux
Professionnelle passionnée par l’organisation d’événements d’envergure, je mets mon expertise en gestion de projet au service de structures ambitieuses dans les secteurs sportif, culturel et institutionnel.
🎯 Mon parcours m’a conduite à piloter des projets complexes au sein d’équipes pluridisciplinaires et internationales, avec un haut niveau d’exigence.
Parmi mes expériences marquantes :
🔹 Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024 – Coordination du site de La Concorde (BMX Freestyle, Skateboard, Breaking, Basketball 3x3)
→ Gestion du centre de coordination du site, Gestion des communications d'incidents et de crise, Pilotage du planning global du site
→ Mise en œuvre et coordination opérationnelle, en lien avec les fonctions centrales (logistique, sécurité, accueil, protocole, sport, etc.)
🔹 European Youth Event (EYE) – Parlement européen
→ Cheffe de projet pour l’accueil de 10 000 jeunes : coordination générale et logistique, planification des flux, lien avec les autorités locales
→ Référente gestion des espaces et des accréditations
🔹 Salons de L’Étudiant – Chargée des relations institutionnelles
→ Organisation des inaugurations officielles, Coordination technique et logistique des stands institutionnels, Suivi des exposants, Accueil des partenaires, renfort coordination et logistique
→ Gestion simultanée de plusieurs salons, coordination sur site ou à distance selon les besoins
âś… Mes atouts :
- Gestion de projet A à Z (planification, opérations, planning, logistique, coordination, reporting)
- Expérience en environnement multiculturel et institutionnel
- Bilingue français / anglais
- Adaptabilité, rigueur, autonomie, excellentes capacités relationnelles
- Aisance dans des environnements exigeants et sous pression
📍 Basée à Strasbourg, mobile en France et en Europe | Disponible dès août 2025 | Missions sur site ou à distance
French
Native or bilingual
English
Fluent
Spanish
Basic
German
Basic
Can work on-site
Strasbourg (up to 30km), Paris (up to 10km)
Experience
- Milano Cortina 2026 - Jeux Olympiques et ParalympiquesAccreditation Specialist - En charge des Comités nationaux Olympiques et ParalympiquesSPORTSNovember 2025 - March 2026 (4 months)Milan, ItalyMILANO CORTINA 2026 Jeux Olympiques & ParalympiquesBormio & Milan, ItalieCoordinatrice Accréditations CNO/CNP :Gestion des services d’accréditation au Village olympique de Bormio et au Village paralympique de Milan, en soutien aux Comités Nationaux Olympiques et Paralympiques et aux membres de la Games Family
- Support aux délégations et parties prenantes : Responsable du helpdesk, traitement et priorisation des demandes, résolution des problématiques et cas complexes, garantie de la qualité du service aux accrédités
- Opérations d’accréditation (CNO/CNP) : Suivi du processus d’accréditation des comités : enregistrement de A à Z, gestion des données, transferts, suivi des quotas, impression et distribution des Pre-Valid Card (PVC)
- Guest Pass champion & opérations Villages : Coordination des demandes de Guest Pass et gestion des allocations dans le système d’accréditation avec les équipes dédiées des Villages
- FreelanceFreelance Chef de projet EvénementielCONSULTING AND AUDITSMarch 2022 - Today (4 years and 4 months)Cheffe de projet événementiel & consultante freelance (depuis 2022)Motivée par le travail au coeur des grands événements internationaux où précision, coordination et réactivité sont essentielles.J’excelle dans la planification, la coordination d’équipes et la gestion opérationnelle sur site, tout en assurant un point de contact central pour garantir la performance et la fluidité des événements, même en contexte exigeant.Expériences à court terme:
- Memorun | Régie événementielle | Paris, France (09.2025 & 09.2023)
Gestion des bénévoles, appui logistique, installation et démontage- HEAVENT Paris | Coordinatrice accréditations | Paris, France (11.2023)
Gestion des accréditations pour 20,000+ participants sur trois jours- Bal National & Resto National | Bruxelles, Belgium (07.2023)
Appui à la production et régie événementielle, installation & démontage - Paris2024-Comité d’organisationEvent Coordinator - La Concorde, centre des opérationsSPORTSDecember 2023 - September 2024 (9 months)Paris, FrancePARIS 2024 Jeux Olympiques & ParalympiquesEvent Coordinatrice ECC pour la fonction EVM (Event & Venue Management) :Pilotage du Centre de Coordination Événementielle (ECC) du Parc Urbain de la Concorde pendant 20 jours de compétitions et d’entraînements (4 terrains de compétition, 5 disciplines, plus de 300 000 spectateurs).Gestion des communications radio et du centre de coordination lors de la Cérémonie d’ouverture paralympique (65 000 spectateurs) assurant le suivi opérationnel et la résolution de problèmes
- Opérations & planification de site : Coordination de la planification opérationnelle et des plannings pour plus de 20 fonctions, suivi des jalons opérationnels, déploiement des outils de gestion et interface entre les équipes site et les opérations centrales.
- Gestion des incidents & situations de crise : Traitement des incidents en temps réel et coordination de la communication opérationnelle pour un site accueillant plus de 30 000 spectateurs par jour ; élaboration et pilotage de la Daily Runsheet et coordination avec le Main Operations Centre.
- Coordination d’équipes & reporting : Animation des réunions opérationnelles multi-équipes, rédaction de rapports et debriefs, coordination et formation de plus de 15 membres EVM (staff et volontaires)
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