About Anastasia
Je suis Anastasia, Office Manager indépendante spécialisée dans l’accompagnement des organismes de formation. Mon rôle est de vous aider à simplifier vos opérations, gagner en productivité et assurer votre conformité Qualiopi.
Ce que je fais pour les organismes de formation
- Gestion opérationnelle des formations : inscriptions, convocations, attestations.
- Organisation logistique : planification des sessions, coordination.
- Qualiopi : préparation complète à l'audit Qualiopi, vérification des procédures, archivage des preuves, assistance à l'audit
- Relations financeurs : OPCO, CPF, devis, conventions, facturation.
- Support pédagogique
- Structuration et amélioration continue : mise en place d’outils digitaux (Digiforma, Notion, automatisations), contribution au développement commercial
Ce que j’apporte aussi en Office Management
- Gestion financière : suivi des factures et paiements, comptabilité analytique, création de reçus fiscaux.
- Ressources humaines : support au recrutement, gestion des dossiers du personnel, onboarding des nouveaux collaborateurs
- Optimisation et projets : mise en place d’outils de gestion, automatisation des tâches administratives, organisation d’événements, relations avec les fournisseurs.
Expérience clé
J'ai co-fondé une école lyonnaise de formation pour Office Managers et ce métier n'a plus de secrets pour moi! Mes responsabilités comprenaient :
- Création des processus administratifs et pédagogiques.
- Recrutement et accompagnement des étudiants et intervenants.
- Suivi pédagogique et administratif
- Obtention de la certification Qualiopi.
- Organisation et animation de webinaires
- Conception du programme pédagogique
Mon parcours antérieur
J’ai travaillé 8 ans comme Business Analyste, Chef de projet et Responsable Qualité dans le département IT d’un grand groupe, ce qui m’a permis de développer des compétences transversales essentielles à la gestion et l'amélioration des processus internes.
French
Native or bilingual
English
Fluent
Russian
Native or bilingual
Can work on-site
Lyon (up to 50km)
Experience
- HELIOSSANTE FORMATIONSGestion administrative et qualité des formationsMEDICALJune 2025 - Today (1 year)Gestion administrative et pédagogique des formations : inscriptions, convocations, émargements, attestations, suivi des évaluations.Accompagnement Qualiopi : préparation et mise en conformité documentaire, suivi des preuves, appui à l’audit. Passage de l'audit initial avec 0 inconformité.Gestion de la facturation et suivi commercial : devis, conventions, factures, relances clients, échanges avec les stagiaires et entreprises partenaires.Mise en place de nouvelles formations : structuration des programmes et intégration dans Digiforma.Optimisation des outils et processus : automatisations, workflows, amélioration continue de l’organisation.
- 60 000 rebonds Auvergne Rhône-AlpesOffice ManagerCIVIC AND SOCIAL ORGANIZATIONSApril 2025 - Today (1 year and 2 months)Lyon, FranceSoutien administratif général :Appui au fonctionnement de l’associationDéclarations obligatoires auprès de la préfecture (modification des statuts, renouvellement des dirigeants, dépôt des comptes annuels si applicable)Contribution à la préparation des dossiers de subventions et des rapports annuelsMise à jour des bases de données, tableau de suivi et contactsAide à l'organisation des réunions (préparation des supports, convocations)Suivi comptable et financier :Aide au suivi comptableAide à la préparation des budgets et bilansContribution au suivi des subventions et financements
- FreelanceMissions d'Office Management pour des indépendantsSOFTWARE PUBLISHINGSeptember 2023 - Today (2 years and 9 months)Lyon, FranceGestion financière
- Suivi des factures et des paiements
- Surveillance des dépenses
Gestion des ressources humaines- Support dans le recrutement, notamment la rédaction d'offres et l'organisation des entretiens
- Gestion des dossiers du personnel et aide à l'onboarding des nouveaux employés
Optimisation des processus- Mise en place et amélioration des outils de gestion comme les CRM pour augmenter l'efficacité
- Automatisation des tâches administratives simples pour améliorer la productivité
Coordination de projets internes- Gestion de projets, tels que l'organisation d'événements ou les rénovations de bureau
- Suivi et mise à jour régulière sur l'avancement des projets aux dirigeants
Maintenance et relations avec les fournisseurs- Coordination des services de maintenance et gestion des contrats de service
Conformité et réglementation- Aide à assurer la conformité avec les normes légales et réglementaires
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