About Adeline
Je suis une professionnelle bilingue spécialisée en assistanat de direction, production et gestion évènementielle, communication et Office Management, avec près de 10 ans d'expérience dans divers secteurs. Autonome, rigoureuse, et dotée d’un fort sens des
responsabilités, je suis à l’aise dans la conduite de projets multiples que je mène à bien avec détermination et créativité. Munie d’un excellent relationnel et d’une grande capacité d’adaptation, je sais être une coéquipière engagée et digne de confiance, avec un volume de travail élevé.
French
Native or bilingual
English
Fluent
German
Conversational
Can work on-site
Bordeaux (up to 10km)
Experience
- nfiniteExecutive assistant/ Office managerE-COMMERCENovember 2025 - May 2026 (6 months)Bordeaux, FranceMission principale: Executive Assistant / Office ManagerAssurer le soutien opérationnel du dirigeant et garantir le bon fonctionnement du bureau. Point central de l’organisation, l’Executive Assistant / Office Manager coordonne les équipes, optimise les process et veille à la qualité des services internes.Assistanat de directionGestion de l’agenda, des priorités et des déplacements (SNCF, taxis, Swile Travel). Interface entre le dirigeant, les équipes et les partenaires externes. Préparation de supports, notes et présentations.Office ManagementSupervision du bureau : aménagements, maintenance, sécurité, accès, parc informatique. Gestion des contrats fournisseurs et des prestataires récurrents (ESAT ménage, traiteurs, Interflora, Nespresso, Leclerc). Suivi des commandes, livraisons, stocks et équipements. Pilotage du budget Office Management et amélioration continue des process.Gestion administrative & financièreSuivi des factures, relances, rapprochements et validation des devis via Pennylane. Gestion des notes de frais et déplacements. Suivi contractuel des prestataires. Support RH : onboarding/offboarding, matériel, accès, welcome packs, suivi des heures supplémentaires. Utilisation d’outils internes : Office 365, Hubspot, Lucca, entre autres.Prestataires & fournisseursSélection, négociation et pilotage des prestataires. Suivi qualité, gestion des incidents et optimisation des services. Coordination logistique des interventions et livraisons.ÉvénementielOrganisation d’événements internes et externes : séminaires, événements clients, opérations spéciales (Noël, challenges, team building). Gestion des budgets, prestataires et logistique. Coordination avec les équipes marketing et communication.Communication & support aux équipesTransmission fluide des informations, création de supports internes, gestion de projets transverses. Proposition d’initiatives bien‑être et RSE.
- Digital Realty FranceAssistante de direction /Chief of StaffTELECOMMUNICATIONSFebruary 2019 - September 2025 (6 years and 7 months)Paris 17, FranceAssistanat PDGCoordination stratégique:
- Gestion complète et priorisation de l’agenda, déplacements France/International, notes de frais et logistique du PDG et des membres du CODIR.
- Interface centrale entre la Direction, les équipes internes et les partenaires externes, garantissant une circulation fluide de l’information et une exécution efficace des priorités.
- Suivi contractuel, pilotage des prestataires clés et coordination des sujets transverses à fort enjeu.
- Recrutement, formation et management d’une assistante CODIR.
- Contribution active à la structuration des process internes et au soutien opérationnel des décisions stratégiques.
Gestion événementielle- Pilotage complet d’événements corporate et clients : définition des besoins, sélection et négociation des prestataires, gestion contractuelle, coordination logistique et suivi budgétaire (budget annuel 400K€).
- Organisation d’événements clients premium et accompagnement des équipes marketing Paris et Marseille sur des opérations médiatiques.
- Supervision de projets événementiels complexes impliquant plusieurs équipes, prestataires et parties prenantes.
Office Management & opérations internes:- Gestion des contrats fournisseurs, négociation, suivi des commandes et optimisation des coûts (flottes mobiles, automobiles, services généraux).
- Supervision du fonctionnement quotidien du siège : prestations de service, maintenance, sécurité, accès, gestion des espaces et accompagnement des aménagements de bureaux.
- Coordination des interventions, gestion des priorités opérationnelles et amélioration continue de l’environnement de travail.
- Alphabet (groupe BMW)Assistante de Direction / juridique et conformitéSeptember 2017 - November 2018 (1 year and 3 months)
- Rédaction d'avenants, traduction de documents juridiques
- Gestion de contentieux (en charge des échanges avec les cabinets d'avocats et du suivi des dossiers)
- Accompagnement juridique dans le processus de validation des comptes annuels (lien entre la Direction, le service Comptabilité et KPMG)
- Soutien aux actions d'audit et de Compliance (RGPD) et organisation des formations Compliance
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- Master 2: LEA Commerce InternationalUniversité Lille III2010Master 2: LEA Commerce International
- bac+3/Licence3: Anglais, AllemandUniversité Nancy 22008bac+3/Licence3: Anglais, Allemand