Virginie Villalba

J’interviens auprès de dirigeants, entrepreneurs, fondateurs et responsables d’équipe pour structurer, coordonner et sécuriser leur organisation au quotidien.

Mon rôle consiste à prendre en charge le pilotage opérationnel, l’organisation interne et la coordination des projets, afin de libérer la charge mentale des décideurs et de fluidifier le fonctionnement de leur activité.

Office Management & assistance administrative :

• Gestion d’agendas complexes, réunions, plannings et priorités

• Suivi et traitement des emails professionnels, coordination des échanges

• Préparation, rédaction et mise en forme de documents professionnels

• Interface avec partenaires, prestataires et équipes internes

• Suivi opérationnel, reporting et appui à la prise de décision

Gestion de projets & coordination :

• Coordination de projets transverses et multi-intervenants

• Organisation d’événements professionnels (internes ou externes)

• Structuration des priorités, plannings et échéances

• Suivi d’avancement des projets et sécurisation des livrables

Organisation & structuration interne :

• Mise en place et optimisation de process internes

• Harmonisation et normalisation de documents existants (hors création graphique)

• Clarification des rôles, méthodes de travail et outils

• Amélioration de l’efficacité opérationnelle et de la circulation de l’information

Forte de 20 ans d’expérience auprès de directions exigeantes (Orange, Safran, cabinets internationaux), j’ai exercé des fonctions de support stratégique dans des environnements à forts enjeux, nécessitant rigueur, fiabilité, confidentialité et sens des priorités.

J’interviens aujourd’hui auprès d’entrepreneurs, PME et structures en croissance, sur des missions nécessitant structuration, coordination et sécurisation de l’opérationnel.

Mon expérience de fondatrice de LesJardinsDuCiel ByVirginie me permet également de comprendre les réalités humaines, organisationnelles et décisionnelles des dirigeants.

J’ai piloté l’organisation complète des conférences trimestrielles sur les résultats financiers du Groupe Orange, dans un environnement international, exigeant, confidentiel. Mon rôle consistait à assurer la fluidité opérationnelle, la coordination entre la direction, les équipes internes et les partenaires externes, et à garantir des livrables de haute qualité, conformes aux standards internationaux.

Office Management & Assistance administrative :

• Gestion de l’agenda et des priorités du Directeur de la Communication Financière

• Suivi des emails, relances, coordination des échanges internes et externes

• Préparation, rédaction, mise en forme de documents confidentiels (PowerPoint, synthèses)

• Interface avec partenaires, prestataires, équipes internes

• Reporting opérationnel et appui à la prise de décision

Gestion de projets & coordination :

• Coordination de projets transverses et multi-intervenants

• Organisation d’événements : conférences, séminaires, workshops

• Structuration des priorités, plannings, échéances

• Suivi d’avancement et sécurisation des livrables

• Pilotage opérationnel avec équipes internes, agences de communication, partenaires externes

Organisation & structuration :

• Mise en place et optimisation de process internes liés aux conférences et projets

• Harmonisation de documents existants et normalisation des supports

• Clarification des rôles et responsabilités des intervenants

• Optimisation de la circulation de l’information et des flux opérationnels

Résultats / impacts :

• Conférences réalisées avec succès et sans incident, dans le respect des délais et standards internationaux

• Coordination et communication fluidifiées entre toutes les parties prenantes

• Présentations financières de haute qualité, prêtes à l’usage des dirigeants et investisseurs

• Renforcement de la réputation et de la transparence financière du Groupe

• Gestion efficace de l’agenda et des priorités, permettant au Directeur de se concentrer sur la stratégie

J’ai accompagné la Direction Qualité & Progrès du Groupe Safran dans un environnement international, exigeant et confidentiel.

Mon rôle consistait à assurer la fluidité organisationnelle, la coordination opérationnelle et le soutien direct aux dirigeants, en français et en anglais, au cœur d’enjeux qualité, amélioration continue et communication interne Groupe.

Office Management & Assistance administrative :

• Assistance de direction bilingue (français / anglais) auprès de directions Groupe

• Gestion d’agendas complexes, réunions de haut niveau et priorités

• Interface directe avec des interlocuteurs internes et externes de haut niveau

• Filtrage des appels, gestion administrative et suivi des notes de frais

• Rédaction et mise en forme de documents professionnels et confidentiels

• Support opérationnel quotidien aux dirigeants

Gestion de projets & coordination :

• Coordination de projets et missions transverses avec plusieurs directions Groupe

• Organisation d’événements internes (comités, séminaires, conventions)

• Coordination logistique : lieux, prestataires, hébergements, facturation

• Coordination d’équipes pluridisciplinaires et d’intervenants internes

• Suivi d’avancement, gestion des échéances et sécurisation des livrables

Organisation & structuration :

• Suivi des demandes d’achats et des processus internes

• Harmonisation et mise en forme de documents Groupe

• Contribution aux actions qualité et à l’amélioration continue

• Appui à la communication interne : rédaction d’articles pour l’intranet Groupe

• Organisation des flux d’information et optimisation du fonctionnement interne